Lettrage comptable : Zoom sur une façon de justifier ses comptes de tiers

En comptabilité, la transcription des opérations suit une logique bien définie. Les comptes comptables sont répertoriés en classes, et chaque classe dispose de plusieurs sous-classes. Ainsi le lettrage est une manipulation comptable qui consiste à rapprocher les montants de comptes clients et fournisseurs au sein d’un compte tiers. Nous vous présentons ici les détails de cette opération !

La notion du lettrage comptable

Le lettrage comptable est une technique couramment utilisée en comptabilité et qui permet d’établir un rapprochement entre une facture et son règlement et permet d’alléger la lecture d’un compte comptable. La procédure consiste à faire un tri entre les factures enregistrées dans le journal et, le ou les règlements correspondants. Elle est généralement pratiquée pour les comptes clients et comptes fournisseurs. Ce rapprochement est réalisé au moyen d’une codification constituée de plusieurs lettres ou combinaison de lettres, d’où l’appellation de lettrage comptable.

Lorsqu’il est parfaitement réalisé, le lettrage permet au professionnel de vérifier le bon règlement des factures (reçues ou émises) et de répertorier les factures en instance de règlement, ou dont la transcription comporte des erreurs. Le lettrage comptable est également utilisé pour faire un état de rapprochement bancaire dans le cadre d’une comptabilité simple.

L’enjeu du lettrage comptable

L’opération de lettrage comptable doit être menée de façon régulièrement. La fréquence sera décidée par le comptable, et dépendra de toute évidence du volume quotidien de factures reçues et émises. Lorsqu’un compte présente un ensemble de lignes d’écriture pourvue d’une lettre ou d’une combinaison de lettres, il est dit “complètement rapproché”. Les opérations non lettrées représentent tout ce qui reste à rapprocher. Les comptes pour lesquels le lettrage a une importance particulière sont les comptes de tiers (classe 4) et les comptes de trésorerie (classe 5).

L’intérêt d’un lettrage régulier est de déceler les écritures qui restent encore « ouvertes » au-delà de leur délai normal, tant dans les comptes des fournisseurs que dans les comptes des clients. Cela s’explique soit par un retard de paiement, ou soit par une présomption d’erreur. Le lettrage comptable contribue à faciliter les opérations d’audit ou de contrôle interne. Une comptabilité mal lettrée ou non lettrée est plutôt difficile à lire et donne l’impression d’une négligence comptable.

Les techniques de lettrage comptable

Le lettrage comptable peut se faire de deux manières différentes à savoir :

• le lettrage manuel :

Le lettrage réalisé manuellement va consister à passer en revue les comptes clients et fournisseurs, un par un pour relier une ou plusieurs factures à un ou plusieurs paiements. Ce travail peut se révéler assez lourd à effectuer en ce sens qu’il est très chronophage. C’est pour cette raison que l’opération de lettrage comptable doit être réalisée de façon régulière, et ne pas attendre la clôture de l’exercice qui équivaudrait à une accumulation de comptes de tiers à “lettrer”.

• le lettrage automatique :

Aujourd’hui, la plupart des logiciels comptables offrent la possibilité d’un lettrage automatique. En démarrant cette fonctionnalité, le logiciel va identifier les factures et les règlements à lier automatiquement. Il n’est donc plus nécessaire au comptable d’agir manuellement. La méthode est rapide et permet un gain de temps considérable. Toutefois, pour un compte tiers ayant plusieurs factures du même montant, le lettrage automatique pourrait être risqué dans la mesure où il ne sera pas réalisé convenablement.

Exemple de lettrage dans un livre fournisseur

Pour mieux comprendre la démarche du lettrage comptable, nous vous présentons un exemple tiré d’un compte fournisseur 401 DELACROIX.

La combinaison de lettres AAA est utilisée pour établir le lien entre la facture d’achat, l’avoir reçu dû au retour de quelques marchandises et le règlement du fournisseur DELACROIX.