Comprendre ce qu’est une écriture comptable

Chaque entreprise a la nécessité de recourir à la comptabilité afin de suivre sa situation et ses mouvements financiers. Les écritures comptables constituent la base du cheminement des diverses opérations permettant de tenir cette comptabilité. Elles sont un système d’administration performant, incontournable pour une bonne gestion d’une entreprise. Les écritures comptables sont la base de la comptabilité, car d’elles résultent le bilan, les états financiers et le compte de résultat de l’entreprise.

Définition d’une écriture comptable

L’écriture comptable retrace une opération financière, monétaire ou calculée concernant le patrimoine et les activités d’une entreprise. Elle enregistre ainsi les flux financiers, économiques et commerciaux dans les comptes d’une société. Les comptes sont enregistrés suivant un plan comptable général et nécessitent l’utilisation d’un logiciel de comptabilité. Les écritures sont transcrites dans un journal comptable ; on peut passer l’écriture dans un journal général ou encore dans un journal auxiliaire. Une fois les opérations saisies et retranscrites en comptabilité, on peut ainsi obtenir le grand livre des comptes, la balance comptable ou tout autre état financier. Il est important de savoir qu’il existe plusieurs types de journaux comptables comme le journal de caisse, banques, achats, ventes, paie ou les diverses opérations telles que la déclaration de TVA, les écritures d’inventaire et de régularisation, les amortissements… Les écritures sont donc une opération courante et nécessaire dans la comptabilité et servent à la bonne gestion de l’entreprise.

Comment enregistrer l’écriture comptable ?

Pour avoir une comptabilité saine, régulière et fiable, quelques règles doivent être respectées. L’enregistrement comptable devra suivre le principe de la comptabilité en partie double. Ce principe consiste à équilibrer l’ensemble des lignes d’écritures concernant une opération, c’est-à-dire le total du débit doit être égal au total du crédit. Dans le cas où l’écriture est déséquilibrée, le journal ne peut pas être fermé.

En outre, la présentation d’une pièce justificative est toujours obligatoire lors d’un enregistrement comptable. Elle justifie la réalisation de l’enregistrement en cas de contrôle ou d’audit : on parle ainsi de piste d’audit. Elle peuvent être de différente nature : facture client ou fournisseur, note de frais, relevé bancaire, tableau d’amortissement, bordereau de charges sociales… Pour faciliter le classement des documents comptables, il est important de numéroter ses pièces justificatives.

Pour avoir une bonne appréciation de sa situation, il est important d’utiliser le bon numéro de compte afin d’enregistrer une opération en utilisant le compte exact d’imputation comptable. Il faut aussi retenir que toute écriture une fois validée dans le journal ne peut plus être modifiée. En cas d’erreur, sa régularisation nécessite une ou plusieurs écritures.

Composition d’une écriture en comptabilité

Toute écriture doit comporter une date de valeur et une date de mouvement afin de suivre le principe de séparation des exercices. La date de valeur concerne la date à laquelle l’opération a eu lieu ; quant à la date de mouvement, elle est la date de la comptabilisation. En outre, la référence de pièces justificatives, le libellé de l’opération, le montant de l’opération au crédit et au débit, ainsi que les imputations comptables doivent aussi figurer dans les écritures comptables.

Qui peut saisir les écritures comptables ?

Les écritures comptables peuvent être faites par toute personne qui dispose d’une connaissance spécifique en comptabilité. Toutefois, il est important de les confier à un employé de confiance dans l’entreprise, car les données comptables sont confidentielles. On peut également externaliser cette tâche auprès d’un cabinet comptable.

Pourquoi procéder à un enregistrement comptable ?

La saisie des opérations d’une entreprise dans un logiciel de comptabilité est très importante, car elle traduit les avoirs et les activités d’une entreprise en valeur monétaire. Elle sert de matières premières aux états financiers. Les enregistrements comptables doivent être tenus de manière chronologique et continue dans les journaux des achats, de ventes, des opérations diverses… afin d’obtenir un bilan complet à la fin de l’exercice comptable.

Les résultats obtenus grâce à ses écritures permettent à la société de suivre et d’évaluer leurs performances et l’évolution de son activité comme les marges, la rentabilité… Elle constitue un outil de pilotage efficace et pertinent, car elle offre la possibilité d’anticiper leur prévision financière, d’améliorer leurs résultats comptables, de réaliser des économies et de simplifier la gestion des sociétés.

Bref, les écritures comptables retracent l’ensemble des opérations et du patrimoine d’une entreprise sous forme de flux financiers en valeur monétaire. Elle est un système incontournable pour le pilotage et l’administration d’une entreprise, car grâce à elles, le gérant peut connaître et suivre la situation financière réelle de la société.