Liste d’outils en ligne qui facilitent les réunions virtuelles

Durant la crise que nous traversons, et malgré la distance, nous devons travailler efficacement en gardant le lien avec nos collaborateurs et avec nos clients. Le confinement actuel empêche en effet de tenir les réunions habituelles et restreint les échanges au sein des équipes. Vous cherchez des solutions afin de bien communiquer avec celles-ci et d’organiser des réunions à distance ? Dans cet article, nous vous proposons des outils collaboratifs en ligne efficaces que nous utilisons ou que nous avons rencontrés auprès de nos partenaires.

Organiser des réunions à distance

Les réunions, que vous aviez l’habitude d’organiser avec vos collaborateurs ou avec vos clients sont toujours possibles en ligne. En effet, des applications existent pour proposer des visioconférences. Certains outils, bien qu’ils ne permettent pas la tenue d’une réunion complète, facilitent tout de même la communication, sous forme de tableaux ou de vidéos à partager. Plusieurs solutions s’offrent à vous pour travailler à distance en vidéo conférence :

Xroom

Xroom est un logiciel de visioconférence entièrement gratuit et simple à utiliser. Les salles de conférence virtuelles sont sécurisées et permettent de passer des appels vidéos. Vous pouvez aussi partager votre écran ainsi que des fichiers avec d’autres personnes. Des plug-in sont disponibles afin d’ajouter les fonctionnalités qui vous intéressent.

Loom

Loom est une extension de Google Chrome. Cet outil enregistre votre écran en mode vidéo et aussi la prise de son. C’est idéal pour donner des explications complexes et détailler des actions en pas à pas et partager après cette vidéo. Loom est gratuit et simple. De plus, les enregistrements réalisés sont de bonne qualité.

Miro

Miro repose sur l’idée d’un écran interactif intégrant de nombreuses fonctionnalités. Les utilisateurs peuvent ainsi collaborer à distance en temps réel sur chaque tableau. Des templates, prêts à l’emploi, vous facilitent la tâche. Vous avez la possibilité de créer différents types d’annotations sur les écrans (post-it, textes, cadres etc.). Un mode présentation permet de diffuser l’écran à distance, à la manière d’un power-point. Vous pouvez également lancer une visioconférence ou activer les commentaires sur les partages d’écran. Les données crées en ligne peuvent être exportées sous différents formats. L’ajout de plug-in est possible.

Witeboard

Witeboard un autre type de tableau, extrêmement simple. Sur la tableau blanc de l’application, vous dessinez et écrivez à l’aide d’un crayon. Vous possédez une gomme et des options pour ajouter des couleurs. Retourner en arrière pour corriger des éléments est possible. Puis, vous partagez le tableau blanc à vos collaborateurs grâce à une url unique.

S’organiser efficacement pour travailler à distance

Des logiciels intelligents ont été conçus pour optimiser le partage d’informations et leur stockage de façon organisée pour que tous vos collaborateurs y aient accès. Ces outils en ligne nécessitent un temps de prise en main mais sont extrêmement efficaces pour travailler à distance et faire avancer vos projets.

Navigator

Navigator se présente comme un assistant virtuel en ligne. Il se synchronise avec Google Agenda pour fixer des réunions, des rappels, définir des objectifs. Il intègre aussi le résumé des réunions. Il effectue le suivi des activités de l’entreprise. L’automatisation des rendez-vous récurrents est un gain de temps appréciable. Des rappels sont ainsi renvoyés à date et horaires fixes.

Notion

Notion est un outil incroyablement flexible permettant de gérer dans un espace collaboratif unique et complètement personnalisable, qui peut finalement s’apparenter à un réseau social d’entreprise … Notion peut être utilisé hors ligne ou en ligne et se présente sous forme de tableaux collaboratifs. Des calendriers, l’insertion de Wikis, la gestion des tâches, un espace de prise de notes, l’ajout de tous types de documents et des données de CRM boostent la productivité d’une façon claire et structurée. Tous les documents nécessaires sont réunis au même endroit avec un accès pour tous les collaborateurs. L’intégration de bases de données qui prend en charge des fichiers de nature différentes (PDS, vidéos, google sheet etc.) offre de très nombreuses possibilités.

Communiquer en temps réel et partager les documents tout en travaillant à distance

Afin de communiquer à l’oral ou à l’écrit, voici diverses manières de garder le lien ou de transmettre des informations à vos partenaires, que ce soit vos équipes ou vos clients.

Gsuite

Les fonctions proposées par la suite de Google sont intéressantes afin de garder le lien avec vos équipes. Gmail, Docs, Drive et Google agenda intègrent des fonctionnalités pour héberger, transmettre et envoyer des documents avec facilité. Des options payantes destinées aux entreprises sont disponibles afin d’accroître l’espace de sauvegarde de données disponible et de transférer toutes ces données vers d’autres outils. Ces formules incluent une assistance 24 heures sur 24.

Discord

Discord un chat vocal et textuel gratuit et sécurisé, à l’origine destiné au monde des gamers. Discord possède les atouts de Slack et Skype. Simple et rapide à télécharger et à utiliser, il consiste en l’échange de messages textuels ou de messages vocaux en connectant le micro. Il est possible de rechercher des utilisateurs sur le logiciel pour les inviter. Vous pouvez créer un espace réservé à vos collaborateurs appelé “serveur” et ouvrir différents “salons” sûr de thèmes précis afin de catégoriser les conversations. Un système de notification instaure une veille et évite de rater des informations importantes.

Signrequest

Lorsque deux personnes ou entreprises doivent signer un document en ligne, Signrequest est la solution pour le faire de manière légale. La procédure permet d’ouvrir le document concerné et de le signer. Il faut ensuite télécharger deux fichiers : le document signé et le certificat qui légitime légalement celui-ci. Cette solution est parfaite en ces temps de confinement.

Grâce à ces nombreux outils collaboratifs en ligne, travailler efficacement à distance durant le confinement est possible. Il vous reste à les tester et à les prendre en main avec vos équipes.