Les pertes de temps au travail sont évidentes pour beaucoup, mais les chiffres qui le démontrent vont encore plus vous surprendre. Selon une enquête réalisée par salary.com en 2014, plus de 60 % des collaborateurs en entreprise perdent entre 30 minutes et une heure chaque jour ! Pire, 4 % perdent au moins la moitié de leur journée de travail sur des tâches sans rapport avec leurs missions. En interrogeant plus 13 000 salariés dans le monde, Asana, a révélé en octobre 2020 que nos collaborateurs pensaient perdre presque une journée de travail par semaine en tâches inutiles ou en désorganisation. Est-ce la réalité ? Une entreprise peut-elle faire gagner du temps à ses collaborateurs en s’organisant autrement ? Voici 3 de nos astuces pour faire gagner du temps de travail à vos collaborateurs.

Gagner 10 min par jour en adoptant une bonne attitude face à vos e-mails

• Arrêter de répondre aux e-mails : plus vous répondez aux mails, plus vous en recevrez en retour. Il s’agit d’une Loi logique et universelle. Arrêtez ce cercle vicieux et brisez une fois pour toutes la chaîne. Il existe d’autres moyens efficaces pour répondre à votre courrier électronique. Vous pouvez à titre d’exemple utiliser la messagerie instantanée de l’entreprise, ou les plateformes sociales. Pour franchir ce premier pas, cela va vous demander beaucoup d’énergie et de conviction, car dès la première semaine, vous allez faire face à votre dépendance à l’email. Fort heureusement qu’une fois ce cap passé, vous avez plus de chance de vous en sortir !

• Décidez d’utiliser une alternative au mail. Prenez la peine de faire une analyse de votre boîte de réception pendant au moins deux semaines. Ainsi, vous pourrez déterminer le  type d’emaileur que vous êtes. Il en existe plusieurs :  ceux qui partagent des fichiers et des documents, ceux qui répondent aux questions, ceux qui établissent du reporting, des bulletins d’actions, des liens, des nouvelles et des annonces, et ainsi de suite… Servez-vous de l’analyse  des cas d’utilisation les plus fréquents que vous avez, pour comprendre et déduire le genre d’emaileur, vous êtes. En fonction de vos habitudes vous pourrez décider en interne d’utiliser un autre moyen plus rapide pour communiquer. Prenez une feuille de papier, format A4, et tracez trois colonnes. Au niveau de la première colonne, notez les diverses interactions que vous effectuez par e-mail. Ensuite, sur la deuxième colonne, notez le contenu qui pourrait vous permettre de passer de cet e-mail à une autre solution de communication plus rapide : le téléphone, un outil collaboratif, la note de service… Par exemple, le partage de fichiers par courrier électronique peut être stoppé et remplacé par une application comme Dropbox. Toujours dans cette même lancée, vous aurez la possibilité  d’arrêter de partager des liens par courrier électronique. Enfin, sur la 3ᵉ colonne, notez l’intérêt personnel, et non celui de l’organisation, de procéder à cette migration : quels avantages, bénéfices cela va-t-il vous procurer ? Une fois votre tableau terminé, essayez de mettre en place au moins deux interactions sociales de substitution au mail par semaine. Au bout de 5 semaines, vous aurez atteint plus de 80 % de réduction.
  

Gagnez 30 min par jour grâce à un bon système d’information

C’est l’un des plus gros challenges en entreprise : la recherche d’information. Peu importe le domaine dans lequel vous exercez, vous êtes forcément amené à un moment donné à rechercher une information dans le cadre de votre travail. Force est de constater que le manque de centralisation de l’information dans les entreprises engendre une réelle perte de temps.

Selon une étude, vous consacrez en moyenne 67 minutes par jour pour rechercher la bonne information, qu’elle soit liée à un dossier, un client ou à un projet. En adoptant une gouvernance de l’information vous devrez diviser ce temps au moins par deux.

Pour améliorer la gouvernance de l’information au sein de l’entreprise, vous devez classifier les différentes informations qui circulent dans votre entreprise selon certains critères qui peuvent être :

• leur sensibilité
• leur degré d’urgence
• leur confidentialité
• leur cible : concernent-elles toute l’entreprise ? Un service en particulier ? Uniquement la direction ?
• leur diffusion : en interne ou en externe ?

La classification permet de diffuser la bonne information auprès de la bonne audience. Ainsi, les informations confidentielles ne fuitent pas, et, à l’inverse, les collaborateurs ont accès à l’ensemble des données dont ils ont besoin au quotidien.

D’un point de vue des ressources humaines, l’information est cruciale aussi. Pour ne citer que quelques cas, prenons l’exemple de quelques situations :

• L’intégration de nouveaux collaborateurs à la suite d’un recrutement. L’intégration sera plus facile et rapide si la nouvelle recrue à aisément connaissance de tous les processus ainsi que de la culture d’entreprise.
• L’évaluation professionnelle d’un collaborateur. Les comptes rendus d’évaluation doivent être accessibles aux collaborateurs, aux managers ainsi qu’aux ressources humaines.
• Relations manager-collaborateur : les équipes sont plus soudées si les moyens sont mis en jeu pour que la communication soit fluide et correcte !

Enfin, il faut mettre un accent privilégié sur les feedbacks de vos collaborateurs qui font remonter tous problèmes de recherche d’information ou d’informations erronées. Et remédiez à cela.

Gagnez 30 min par jour en instaurant une discipline en réunion

Les réunions sont stratégiques pour les entreprises, mais en moyenne 30 minutes par jour pourraient être économisées avec une gestion des réunions plus efficace. Leur mauvaise préparation et orientation peuvent en faire de véritables réunions chronophages.

Pour éviter ces situations désagréables, il est donc important de mieux préparer et orienter les réunions. Pour cela, certaines astuces peuvent être mises en pratique.

• Définir des objectifs et un but bien précis avant de commencer la réunion 

Cela peut paraître banal, mais il est important de bien préparer une réunion avant son début pour la rendre plus intéressante et plus productive. Ainsi, un ordre du jour doit être fixé avec une liste des points à aborder ainsi que des décisions qui doivent en découler pendant la réunion.  Pour faciliter la compréhension et l’implication des collaborateurs, la réunion doit être nommée de manière précise afin que tous les participants puissent connaître les problèmes à régler. Ainsi, la réunion pourra être plus clair, objectif et productif. 

• Interdire l’usage des ordinateurs portables ainsi que des téléphones  

Si par le passé il était normal d’avoir recours aux ordinateurs portables et aux téléphones portables pendant les réunions, aujourd’hui, il est plus qu’impératif de les bannir. En effet, ces deux outils de travail représentent une véritable plaie. Il est facile de sortir son téléphone portable durant la réunion pour effectuer une autre tâche et rester ainsi passif durant le temps de parole d’un autre collaborateur. Il en est de même pour l’ordinateur portable. Pour cette raison, il faut interdire l’utilisation de ces outils en salle de réunion. Cela va permettre de maximiser la concentration des différents participants à la réunion. 

• Limiter le temps des réunions à 15 minutes

En ayant  initialement déterminé les objectifs et le but de l’échange, comme le montre le premier point, il est facile de faire une réunion précise et concise assez productive en 15 minutes. Le choix du temps à savoir les 15 minutes est stratégique pour la simple raison qu’il est scientifiquement prouvé qu’il s’agit du temps d’attention optimale d’une personne. Ainsi, la présence d’un minuteur en salle de réunion est utile. 

• Inviter seulement les personnes concernées directement par l’ordre du jour 

Il est évident que certains collaborateurs vont rester passifs s’ils ne se sentent pas directement impliqués par les questions abordées pendant la réunion.  Il ne sert donc à rien d’inviter les personnes non pertinentes aux questions et objectifs de la réunion. Il faut, de ce fait, limiter au maximum, le nombre de participants aux réunions. 

• Supprimer les chaises dans la salle de réunion

Bien que cela puisse paraître intrigant et même drastique dans une certaine mesure,  il faut supprimer toutes les chaises de la salle de réunion. Une salle de réunion trop confortable suscite généralement la rallonge du temps de réunion.  Travailler en restant debout permet de lutter contre la lassitude et d’être plus créatif. 

Connaissez-vous d’autres moyens d’optimiser le temps de travail ?

En entreprise, la gestion du temps est une priorité dont il faut avoir conscience. Savoir faire la chasse aux désagréments qui polluent la vie de ses collaborateurs est un enjeu important pour le climat social de l’entreprise.

Toutefois, apprendre à organiser son temps de travail est une tâche complexe, car cela demande de prendre certaines habitudes et de faire des efforts constants. Vous pouvez trouver plus d’informations ici .

Nous vous avons divulgué nos astuces pour gagner du temps, n’hésitez pas à partager les vôtres en commentaire de cet article.