Comment rembourser les frais professionnels d’un salarié ?


Les frais professionnels d’un salarié sont des dépenses qu’il est obligé d’effectuer dans le cadre des activités nécessaires à l’accomplissement de son travail. L’employeur est tenu de les rembourser. Il existe trois façons de procéder à ce remboursement, en respectant les obligations légales et conventionnelles.

Fournir un moyen de paiement au nom de la société

Il est possible de fournir à l’employé des tickets restaurant, un véhicule de fonction ou encore une carte de crédit pour qu’il puisse effectuer les dépenses nécessaires dans le cadre de ses fonctions : repas lorsqu’il ne peut rejoindre son domicile, déplacement ponctuel ou quotidien, hébergement s’il ne peut rentrer chez lui, etc.

Certaines dépenses sont soumises au remboursement des frais réels 

Lorsqu’un employé est embauché en télétravail les frais supportés pour la bonne efficacité de son travail sont à rembourser sur présentation de justificatifs : achat de matériel (ordinateur, imprimante, cartouches…), location de bureau, etc.

De même les frais concernant l’acquisition d’outils des nouvelles technologies de l’information et de la communication utilisés à des fins professionnelles doivent être remboursés sur présentation de justificatifs.

Dans le cadre de la mobilité professionnelle les frais de déménagement du salarié doivent être pris en charge par l’employeur.

Les indemnités de compensation des frais subis par les salariés envoyés en mission ponctuelle ou mutés en France par des sociétés étrangères ainsi que ceux liés à la mobilité professionnelle de la métropole vers les DOM-TOM, et inversement, sont aussi soumis au remboursement des frais réels.

Dans tous ces cas il n’y a aucune limite d’exonération puisque les frais réels sont remboursés.

Des allocations forfaitaires non soumises aux cotisations sociales

Qu’il s’agisse de la nourriture, dans le cas où un employé est obligé de manger à proximité ou sur son lieu de travail parce que son domicile est trop éloigné, du logement et des différentes dépenses dans le cadre de missions liées à la mobilité professionnelle en France métropolitaine, de l’utilisation d’un véhicule personnel dans l’accomplissement de ses fonctions, ou bien encore d’un hébergement dans l’attente d’un logement personnel, l’employeur peut utiliser des allocations forfaitaires, sans présentation de justificatifs. Il doit simplement prouver que les frais engagés par l’employé sont nécessaires au bon fonctionnement de la société.

Le montant de ces allocations forfaitaires est fixé par l’URSSAF de même que les barêmes des seuils ouvrant droit à l’exonération des cotisations sociales.

Lorsque l’allocation forfaitaire est supérieure aux seuils des limites d’exonération il est malgré tout possible d’en bénéficier en prouvant que le salarié ne peut effectivement rentrer chez lui dans le cadre de déplacements professionnels et en justifiant de l’utilisation de l’allocation forfaitaire.

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