Tableau de durée de conservation de documents entreprise comptables, fiscaux, sociaux…

Pour pouvoir justifier la véracité comptable d’une dépense ou d’un achat, pour faire valoir nos droits, en cas de litige, vous êtes tenus de conserver vos documents administratifs selon une durée réglementaire.
La durée de conservation de documents d’entreprises reçus ou établis au cours de son activité, est tributaire de leur nature et des obligations légales qui en découlent. La durée conservation documents entreprise et la conservation documents comptable correspondent à la période pendant laquelle l’administration peut effectuer des contrôles. Zoom sur un tableau de durée de conservation de documents comptables, fiscaux et sociaux.

Sous quelle forme peut-on conserver ses papiers d’une entreprise ?

Les documents à conserver se présentent le plus souvent sous forme papier, mais sont de plus en plus dématérialisés comme des factures. Des documents produits par un tiers privé ou public peuvent vous être adressés par e-mail ou être mis à votre disposition sur un site internet au format numérique. Ces documents ont la même valeur juridique que les documents papier originaux et les mêmes durées de conservation. Ces documents originaux ont une valeur juridique.
Les documents scannés pour être conservé sur votre ordinateur ou un serveur, n’ont pas la valeur d’un original.
Vous pouvez utiliser des photocopies de vos documents à destination de l’administration si la copie est lisible, mais l’administration sera en droit de vous demander l’original du document en cas de doute sur la validité de la copie.

Délais de conservation des documents pour les entreprises

Voici la liste de durée de conservation des documents administratifs pour une entreprise selon sa thématique.

Sous-entendu qu’il s’agit ici de la liste des délais d’archives d’entreprises à conserver.

Tableau de durée de conservation de documents

Tableau de durée de conservation de documents en infographie

Tableau des durées de conservations des documents d’une entreprise

Quelles sont les sanctions applicables en cas d’absence d’archives de documents administratifs ?

Si lors d’une vérification comptable par l’administration fiscale, vous n’êtes pas en mesure de présenter vos documents, vous risquez : une pénalité de 50 % des sommes facturées lorsque l’entreprise ne conserve pas ses factures de vente,
Un ré-haussement du bénéfice taxable lorsque l’entreprise ne conserve pas ses factures d’achat, l’amende peut s’élever à 25 000 euros et l’Administration peut procéder à une taxation d’office sur le CA assortie d’une pénalité de 40 % ;
Un rejet de comptabilité quand l’entreprise ne conserve pas ses documents comptables ;
Ou une amende de 5 000 euros quand l’entreprise refuse de communiquer les documents réclamés par l’administration fiscale ;
Une amende de 1 500 euros pour destruction des documents ou refus de communiquer.

Stocker vos archives papier à l’abri du feu ?

Vous n’avez pas besoin d’explication sur l’importance de conserver vos documents importants dans un endroit sûr, en particulier lorsque vous devez montrer à votre compagnie d’assurance professionnelle la valeur d’achat d’un matériel qui a été détruit par un incendie. La perte de ces informations pourrait causer de gros dégâts à votre entreprise. Comment pouvez-vous protéger les archives que vous possédez contre le feu ?

• Assurez-vous que votre salle d’archives est équipée des outils nécessaires pour éteindre une flamme. Pensez aux extincteurs portables. Assurez-vous qu’ils sont en bon état de marche, bien visibles et suffisamment solides pour supporter les dimensions de vos archives. L’endroit idéal pour les extincteurs portables est proche de l’entrée, mais au moins aussi loin de la sortie que possible.
• Vérifiez que les têtes d’arrosage de vos systèmes automatisés sont suspendues au plafond ou sur les rayonnages. Si vous avez équipé votre espace d’un système de sprinklers, il est recommandé d’installer des détecteurs d’eau avec un émetteur électronique.
• Dans la zone d’archives, les détecteurs de fumée sont absolument nécessaires, car ils permettent une connexion immédiate avec les pompiers par le biais d’une alarme incendie.
• Bien sûr, il est interdit de fumer dans l’espace des archives. Mais un panneau qui le rappelle aux employés et aux visiteurs n’est pas inutile.
• Vérifiez qu’il n’y a pas de matériaux susceptibles de s’enflammer dans la salle d’archives. Il en va de même pour les matériaux tels que les équipements et les substances qui pourraient nuire à l’humidité et à la température, ou endommager les documents.
• N’oubliez pas de placer des tuyaux d’incendie à proximité ou dans la salle d’archives !

Nos conseils pour optimiser ses archives :

Lorsque vos journaux comptables et grand livre comptable sont établis sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au moins égale au délai de reprise de l’administration prévu à l’article L169 du LPF.
Conserver vos justificatifs en version papier nécessite de la place et de l’organisation. Archiver vos documents de plus de quatre ans chez une société spécialisée en archivage peut être une bonne solution. Pourquoi quatre ans, c’est le délai des contrôles fiscaux. Cependant, il se peut que l’encre de certains tickets et facture s’efface. Il peut être pertinent de scanner les plus importantes, celle dont le montant serait significatif (plusieurs centaines d’euros).