Les contrôles établissant une piste d’audit fiable (les CEPAF) : une obligation pas simple à mettre en place

Même  6 ans après son adoption et sa mise en vigueur, la majorité des entreprises ont toujours beaucoup de difficulté à appréhender réellement l’obligation de la piste d’audit fiable. N’étant pas facultatif, il est donc important pour toutes les entreprises de se conformer pour engager dans les plus brefs délais, la documentation afférente à cette obligation.

1-    Qu’est-ce que la piste d’audit fiable

La piste d’audit fiable est un processus de facturation capable de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises ou reçues.   Issue de la Directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010, elle est avant tout une obligation de contrôle interne. Ainsi, elle permet de prouver la réalité des flux de facturation et d’assurer la conformité des factures.

2-    Quels types d’entreprise sont concernés

En général, toutes les entreprises  qui ont flux (émettent et reçoivent) de factures sous un procédé différent de l’EDI fiscal et signature électronique RGS. En d’autres termes,   la piste d’audit fiable s’applique à une catégorie de facture comprenant les factures signées avec une signature n’ayant pas une garantie d’une signature RGS. Elle concerne également les factures à risques tel que le format papier, le PDF simple, et l’EDI simple.

3-    L’importance et enjeux des contrôles établissant une piste d’audit fiable

Bien que cela ait souvent tendance à être relégué au second plan, il est toutefois important de rappeler qu’en cas de défaillance de la documentation, l’entreprise peut être soumise à de nombreuses sanctions. Ainsi en ce qui concerne ces sanctions les plus importantes sont :

·        Pour les factures émises : une remise en question de la crédibilité et de l’originalité de la facture suivit d’une pénalité de 50%  du montant de l’opération reporté à 5% sur justification  comptable de l’opération dans les 30 jours  d’une mise en demeure.  

Une autre pénalité de 15 euros est également appliquée pour chaque omission ou inexactitude constatée. Néanmoins, le montant total des amendes liées au titre d’une facture ne dépasse jamais le ¼ du montant présent, ou du montant qui aurait dû figurer.

·        Pour les factures reçues : le rejet total de la déduction de la TVA relevant de ladite facture.

4-    Quelques difficultés rencontrées avec les CEPAF

La difficulté d’appréhension de la piste d’audit fiable est due à plusieurs éléments à savoir :

–          Amalgame dans la spécification de cadre précis en ce qui concerne le formalisme : en effet, cette difficulté peut engendrer certaines incompréhensions de la part des entreprises  sur le résultat attendu par le vérificateur fiscal.  

–         Le temps nécessaire à consacrer: avec la piste d’audit fiable, les entreprises doivent restituer les flux de facturation et ceci de manière fidèle tout en assurant la conformité de ces documents avec les exigences réglementaires.    

–         Tolérance administrative : jusqu’à l’année dernière, les entreprises ne s’étant pas soumises à la piste d’audit fiable recevaient tout simplement un avertissement de non-conformité sans toutefois craindre un moment, soit peu, un Procés Verbal de manquement aux règles comptables et fiscales. Mais il est important de noter que les choses changent, car de nombreuses entreprises non conformes se sont vu soumettre à un redressement.  

5-    Approches optimales pour gérer au mieux la piste d’audit fiable

En fonction des ressources (humaines, financières et matérielles) et des réalités de chaque entreprise, le top management peut discuter de la question afin d’apporter une solution appropriée pour gérer au mieux la piste d’audit fiable. Ainsi, pour une entreprise disposant des ressources internes suffisantes, il sera normal de gérer tous les processus liés à la piste d’audit fiable en interne.

Néanmoins en cas de ressources limitées ou d’un choix délibéré, vous pouvez également décider d’externaliser  tout cela pour avoir moins de charge et de contraintes  fiscales. En effet, vu que la documentation PAF nécessite une certaine synchronisation, de nombreux services travaillant en synergie doivent souvent consacrer de  nombreuses heures de travail ce qui bloque généralement l’évolution des autres procédures primordiales pour la croissance de l ‘entreprise.  

6-    Comment profiter des différentes contraintes.

En dehors du caractère obligatoire et contraignant qu’apporte la piste d’audit fiable, il est plus qu’indispensable pour toutes les entreprises de se conformer pour être d’une part en règle avec le fixe et d’autre part, de mieux organiser l’ensemble des processus liés à la facturation.   Ainsi en repensant votre système de facturation, vous avez cette opportunité d’identifier les différents dysfonctionnements  tout en envisageant des mesures qui pourront vous aider à avancer dans le sens de l’amélioration.

Par ailleurs, les efforts fournis dans le sens de l’amélioration doivent toucher certains aspects comme,  la sécurisation des flux d’information, renforcement au niveau du contrôle interne, la limitation des  délais de règlement des  clients et fournisseurs.

Comme nous avons pu le voir, la piste d’audit fiable fait désormais partie de la vie de toutes les entreprises. Visant à limiter les différentes fraudes liées à la déductibilité de la TVA, l’État voit en ce mécanisme, une approche rigoureuse afin que les entreprises puissent respecter toutes les règles dans leur processus de facturation.  

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