Avec une économie en constante évolution et de plus en plus complexe, il est impératif pour les entreprises et organisations de toutes tailles d'adopter des stratégies financières intelligentes pour optimiser leurs ressources. L'une des méthodes qui se démarque dans ce cadre est le budget base zéro, un concept révolutionnaire qui défie la tradition budgétaire conventionnelle.
Alors, qu'est-ce que la méthode du budget base zéro exactement ? Et comment peut-elle redéfinir la façon dont votre organisation envisage la planification financière ? Dans cet article, nous allons déconstruire la méthode du budget base zéro, en expliquer les fondamentaux, mettre en lumière ses avantages et comment elle peut être mise en œuvre pour stimuler l'efficacité financière et la performance globale.
Définition : budgétisation traditionnelle
La budgétisation traditionnelle est une méthode de budgétisation reposant sur l'allocation, la répartition et l'absorption des frais généraux dans les produits.
Elle utilise une approche progressive, dans laquelle le budget de l'année en cours est préparé à l'aide du budget de l'année précédente. Ainsi, les dépenses de la nouvelle année sont ajustées en fonction du taux d’inflation, de la demande des consommateurs, de la situation du marché, et de plusieurs autres paramètres.
Définition : budget base zéro
Basée sur une analyse des besoins de chaque service de l’entreprise et des coûts de ces besoins, la budgétisation base zéro est une méthode dans laquelle toutes les dépenses doivent être justifiées à chaque nouvelle période. Avec le budget base zéro, la préparation et l'explication de chaque budget à partir de zéro sont nécessaires.
Les caractéristiques principales et étapes d’une budgétisation base zéro réussie
Avec la budgétisation base zéro, il est possible d’avoir une approche plus analytique. Ainsi, chaque unité commerciale de l’entreprise crée son propre plan budgétaire en fonction de ses besoins et le présente à la direction. Pour éviter l’élaboration d’un budget global, une simulation des différents budgets est effectuée. Par la suite, les excédents sont répartis à chaque nouvelle période de planification.
La budgétisation base zéro a pour objectif de réduire les coûts excédentaires en les distribuant selon des objectifs opérationnels et stratégiques. Cet objectif est réalisable par la mise en place d’un processus reposant sur 9 étapes à savoir :
- Planification et définition des objectifs budgétaires et des ressources disponibles par la direction de l’entreprise.
- Formation d’entités qui correspondent chacune à certains centres de coûts ; il s’agit typiquement de services ou d’équipes.
- Définition des niveaux de performance par entité ; pour cette étape, il s’agit généralement d’exprimer des résultats en termes de qualité ou de quantité.
- Formulation d’alternatives pour chaque centre de coûts, pour réaliser des économies par exemple.
- Sélection de la stratégie la plus rentable ; en d’autres termes, certaines décisions sont privilégiées.
- Classement des alternatives par ordre d’intérêt, et même celles qui ont été rejetées.
- Répartition des fonds disponibles.
- Validation par le service financier.
- Mise en œuvre par le service financier des mesures budgétaires définies.
Les principales différences entre la budgétisation traditionnelle et la budgétisation de base zéro
Les principales différences fondamentales entre le budget de base traditionnel et le budget de base zéro sont les suivantes :
- Vision et le sens: La budgétisation traditionnelle exploite en termes de référence, les informations du budget de l’année précédente pour préparer celui de l’année en cours. D'autre part, la budgétisation sur base zéro est une technique de budgétisation dans laquelle, chaque fois que le budget est créé, les activités sont réévaluées et partent donc de zéro.
- L’orientation : en effet, la budgétisation traditionnelle est axée sur la comptabilité, car elle fonctionne selon les principes de base de la comptabilité analytique. Par contre, le processus de budgétisation sur base zéro est orienté vers la décision.
- La justification : avec la budgétisation traditionnelle, la justification du projet existant n’est pas obligatoire. Par contre, dans la budgétisation sur base zéro, il est nécessaire de justifier le projet existant et proposé, en tenant compte des coûts et des avantages.
- Organe de décision : Dans la budgétisation traditionnelle, la haute direction prend la décision de savoir pourquoi un montant particulier est dépensé dans une unité de décision. Contrairement à la budgétisation sur base zéro, la décision de dépenser une somme déterminée dans une unité de décision revient aux gestionnaires.
- L’accent : La budgétisation traditionnelle insiste sur le niveau de dépenses précédent. Au contraire, la budgétisation sur la base zéro se concentre beaucoup plus sur la formulation d’une nouvelle proposition économique et ceci à chaque fois que le budget est établi.
- Priorité dans la prise de décisions : Dans la budgétisation traditionnelle, la référence principale est faite au niveau de dépenses précédentes, suivi de la demande d'inflation et des nouveaux programmes. Par contre, dans la budgétisation sur base zéro, une unité de décision est divisée en un groupe de décisions de nature globale, qui une fois hiérarchisés en fonction de leur pertinence, permet à la direction de se concentrer uniquement sur les ensembles de décisions, qui ont été privilégiées.
- Clarté et réactivité : pour ce qui est de la clarté et de la réactivité, la budgétisation basée sur zéro est préférable à la budgétisation traditionnelle.
- Type d’approche : la budgétisation traditionnelle suit une approche de routine, tandis que la budgétisation sur base zéro suit une approche simple, mais directe
Avantage de la budgétisation base zéro
L’adaptation de la budgétisation base zéro permet de jouir de 7 principaux avantages parmi lesquelles :
- L’économie de ressources
- Une distribution équitable de ressources limitées
- Une meilleure flexibilité
- Un meilleur alignement sur les objectifs de l’entreprise
- Un examen minutieux des frais généraux
- Une meilleure transparence du processus budgétaire
- Une meilleure compréhension du système
Qu’est-ce que la méthode Budget base zéro ?