Durée conservation documents comptables, fiscaux, sociaux…


Pour pouvoir justifier la véracité comptable d’une dépense ou d’un achat, pour faire valoir nos droits, en cas de litige, vous êtes tenus de conserver vos documents administratifs selon une durée réglementaire.
La durée de conservation de documents reçus ou établis par une entreprise au cours de son activité, est tributaire de leur nature et des obligations légales qui en découlent. La durée conservation documents entreprise et la conservation documents comptable correspondent à la période pendant laquelle l’administration peut effectuer des contrôles


Sous quelle forme peut-on conserver ses papiers ?

Les documents à conserver se présentent le plus souvent sous forme papier, mais sont de plus en plus dématérialisés comme par exemple des factures. Des documents produits par un tiers privé ou public peuvent vous être adressés par e-mail ou être mis à votre disposition sur un site internet au format numérique. Ces documents ont la même valeur juridique que les documents papier originaux et les mêmes durées de conservation. Ces documents originaux ont une valeur juridique.
Les documents scannés pour être conservé sur votre ordinateur ou un serveur, n’ont pas la valeur d’un original.
Vous pouvez utiliser des photocopies de vos documents à destination de l’administration si la copie est lisible, mais l’administration sera en droit de vous demander l’original du document en cas de doute sur la validité de la copie.


Délais de conservation des documents pour les entreprises

TYPE DE DOCUMENTS DUREE DE CONSERVATION
ASSURANCES
Quittance de cotisation 2 ans
Avis d’échéance d’assurance 3 ans
Copie de lettre de résiliation avec AR 4 ans
Contrat d’assurance 2 ans
Dossiers de dommages corporels 10 ans
Assurances vie, décès 10 ans
BANQUES
Relevés de compte 5 ans
Remises de chèques, espèces 3 ans
Talons de chèque 4 ans
DOCUMENTS COMMERCIAUX
Contrats de vente de biens et services 10 ans
Contrats d’acquisition et de cession immobiliers 30 ans
Contrat conclu par voie électronique 10 ans
Document de transport de marchandises 5 ans
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection
DOCUMENTS SOCIAUX
Statuts de société et pièces modificatives des statuts 5 ans à partir de la perte de personnalité morale
Registre de titres nominatifs. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. 6 ans à partir de la fin de leur utilisation
Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 7 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirs 3 derniers exercices
Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes 3 derniers exercices
DOCUMENTS COMPTABLES
Livre comptable 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
livre d’inventaire 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Journaux comptable 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Grand livre comptable 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Balance comptable 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Factures clients et fournisseurs 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Bon de commande 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Bon de livraison et réception 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
DOCUMENTS DE GESTION DU PERSONNEL
Double bulletin de paie papier ou électronique 5 ans
contrats de travail 5 ans
soldes de tout compte 5 ans
Document relatif aux charges sociales 5 ans
Documents de comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans
Documents de comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an
Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié
Déclaration d’accident du travail 5 ans
DOCUMENTS FISCAUX
Impôt sur le revenu et sur les sociétés
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC), bénéfices agricoles au régime réel (BA)
6 ans
Impôts sur les sociétés pour les EIRL, les sociétés à responsabilité limitée (SARL) : sociétés d’exercice libéral, exploitations agricoles 6 ans
Cotisation foncière des entreprises 6 ans
CVAE 6 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées) 6 ans

Résumé en Infographie

Quelles sont les sanctions applicables en cas de fraude ?

Si lors d’une vérification comptable par l’administration fiscale, vous n’êtes pas en mesure de présenter vos documents, vous risquez : une pénalité de 50% des sommes facturées lorsque l’entreprise ne conserve pas ses factures de vente,
Un ré-haussement du bénéfice taxable lorsque l’entreprise ne conserve pas ses factures d’achat, l’amende peut s’élever à 25 000 euros et l’Administration peut procéder à une taxation d’office sur le CA assortie d’une pénalité de 40% ;
Un rejet de comptabilité lorsque l’entreprise ne conserve pas ses documents comptables ;
Ou une amende de 5000 euros lorsque l’entreprise refuse de communiquer les documents réclamés par l’administration fiscale ;
Une amende de 1 500 euros pour destruction des documents ou refus de communiquer.


Nos conseils :
Lorsque vos journaux comptables et grand livre comptable sont établis sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au moins égale au délai de reprise de l’administration prévu à l’article L169 du LPF.
Conserver vos justificatifs en version papier nécessite de la place et de l’organisation. Archiver vos documents de plus de 4 ans chez une société spécialisé en archivage peut être une bonne solution. Pourquoi 4 ans, c’est le délai des contrôles fiscaux. Cependant, il se peut que l’encre de certains tickets et facture s’efface. Il peut être pertinent de scanner les plus importantes, celle dont le montant serait significatif (plusieurs centaines d’euros).

 

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