Mise à disposition d’un véhicule de fonction : un avantage mais des coûts et des obligations à considérer

Si l’octroi d’un véhicule de fonction semble généralement attractif pour le salarié et fidélisant pour l’entreprise, celui-ci nécessite préalablement de bien en appréhender son coût tant social que fiscal, ainsi que les autres contraintes liées. 

1-Le véhicule de fonction, un avantage en nature soumis à cotisations sociales.

Qu’est-ce qu’un avantage en nature voiture

À partir du moment où un salarié peut utiliser son véhicule de fonction à des fins personnelles, l’octroi de celui-ci  constitue un avantage en nature. Cet avantage en nature constitue un élément à part entière de la rémunération du salarié. Il doit donc figurer sur la fiche de paie et est soumis, au même titre et dans les mêmes conditions que les autres éléments de rémunération, aux charges sociales, tant patronales que salariales. Le montant net de charge viendra de facto augmenter la base imposable dans les revenus d’activité que le salarié aura à déclarer à l’administration fiscale.

Que doit spécifier le contrat de travail relatif à l’avantage en nature voiture 

L’attribution d’un véhicule de fonction doit être stipulée dans le contrat de travail (ou un avenant à celui-ci) du salarié bénéficiaire, dans lequel seront spécifiées les conditions d’usage du véhicule et les obligations du salarié. Plusieurs points doivent s’y figurer :

  • Le type de véhicule auquel le salarié à droit ;
  • La procédure de vérification des papiers et entretien périodique du véhicule ;
  • La restitution  du véhicule en cas de démission, licenciement ou fin du contrat ;
  • Les frais pris en compte par l’employeur et les frais annexes non pris en charge ;
  • Le délai à respecter pour reporter tout sinistre ;
  • Les modalités de paiement des contraventions ;
  • Les risques pour lesquels le véhicule est assuré et, notamment, être vigilant sur les conducteurs autorisés ;
  • Le fait pour le salarié de disposer évidemment d’un permis de conduire valide et la nécessité pour ce dernier d’avertir sans délai son l’employeur en cas de changement de situation administrative.

En outre, l’entreprise étant locataire ou propriétaire du véhicule, il conviendra par conséquent de définir les conditions dans lesquelles seront fournis et remboursés les justificatifs de frais afférents à l’utilisation du véhicule mis à disposition (carburant, entretien, droit de parking, etc.).

L’évaluation de l’avantage en nature pour les véhicules thermiques et hybrides

L’entreprise dispose de deux choix pour évaluer l’avantage en nature résultant de la mise à disposition d’un véhicule hybride ou thermique :

  1. Soit à partir des dépenses réellement engagées (ce qui signifie qu’il faut être en mesure de justifier le cas échéant du kilométrage réalisé à titre personnel)

S’agissant d’un véhicule dont l’entreprise est propriétaire, l’avantage sera calculé sur la base d’un amortissement de 20% par an (ou 10% si le véhicule est âgé de plus de 5 ans) ou du coût global de la location, auquel s’ajoutent les frais d’assurance, d’entretien et de carburant. Le résultat obtenu est multiplié par le nombre de kilomètres effectués à titre privé rapporté au kilométrage total de l’année.

  1. Soit à partir d’un forfait annuel

Source : ComptaOnLine

L‘évaluation de l’avantage en nature pour les voitures électriques 

Les mêmes règles s’appliquent en cas d’octroi d’un véhicule électrique, mais il s’y ajoute tout de même certaines particularités :

  • Les frais d’électricité payés par l’employeur ne sont pas comptés dans le calcul de l’avantage en nature et un abattement de 50%, plafonné à 1 800 euros, est à effectuer sur cet avantage en nature dans sa globalité. 
  • Lorsque l’avantage en nature est calculé au forfait, l’employeur qui loue, avec ou sans option d’achat, une voiture électrique doit considérer cet avantage comme étant égal à 30% du coût global annuel, comme pour les autres véhicules, coût qui comprend la location, l’entretien et l’assurance du véhicule, mais pas les frais d’électricité puisqu’ils ne sont pas pris en compte dans le calcul. 
  • Lorsque l’employeur met une borne de recharge de véhicule électrique ou hybride à disposition du salarié, l’avantage en nature découlant de l’utilisation de cette borne à des fins personnelles est évalué à 0 euros entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022.

2 – Le coût fiscal d’un véhicule de fonction

Outre le coût social décrit ci-dessus, l’octroi d’un véhicule de fonction nécessite de bien en évaluer son impact fiscal sur les résultats de l’entreprise, les règles fiscales encadrant un véhicule suivant des règles bien spécifiques par rapport à un actif classique.

Une déductibilité fiscale très limitée 

En effet, contrairement à un investissement classique, un véhicule voit sa base amortissable et donc la déduction de son amortissement, limitée en fonction de son taux d’émission de CO2.et du dispositif d’immatriculation.

Pour  cette dernière, le plafond d’amortissement déductible dépend de deux critères : soit pour l’ancien dispositif d’immatriculation, soit pour un nouveau dispositif d’immatriculation (selon les normes WLTP).

Ci-après le tableau résumant le coût fiscal déductible :

Cette limitation s’applique de la même manière aux véhicules pris en LLD ou en crédit-bail. En pratique, le bailleur ou loueur procédera au même type de calcul sur le dit véhicule et informera l’entreprise locataire de la part non déductible du loyer.

La taxe sur les véhicules de société 

Le coût fiscal de détention ou de location d’un véhicule de tourisme est également grevé par la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS) due chaque année… Cette taxe est, comme pour l’amortissement déductible,  également fonction du taux de rejet de CO2 émis par le véhicule. Un abattement de 15 000 € est appliqué sur le montant total de la taxe due au titre des véhicules possédés ou loués par les salariés ou dirigeants (voir conditions)

Le nombre de véhicules est déterminé, au premier jour de chaque trimestre civil, dans la période d’imposition. Pour les véhicules loués, ce n’est pas la situation au premier jour du trimestre qui est retenue, mais la durée effective de chaque location.

Voici le barème applicable pour le calcul de la TVS en 2021 :

La récupération de TVA

Autre particularité et inconvénient pour l’entreprise octroyant des véhicules de tourisme, la TVA afférente aux dépenses liées à ces derniers n’est pas déductible. Il convient donc de considérer l’ensemble de dépenses TTC lors de la comptabilisation des factures d’achat, de location ou encore d’entretien…

Seule exception : le carburant dont la taxe est récupérable à hauteur de 80%. 

Pour conclure :

Comme nous le voyons, si l’octroi d’un véhicule de fonction peut constituer un élément important du package à proposer à un salarié, il convient que chacun, employeur et salarié, considèrent correctement l’ensemble des avantages et inconvénients qui peuvent en découler.

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