Quelles sont les obligations administratives et comptables d’un centre de formation en France ?

Délivrer une formation professionnelle en France est régi par un ensemble d’obligations comptables et administratives. Tout prestataire de ce service devra se conformer à ces règles, définies par le Code du travail et qui font l’objet d’un rigoureux contrôle administratif.

Le respect de ces obligations a pour but d’obtenir un numéro de déclaration d’activité, l’équivalant de l’enregistrement de l’entreprise. Décryptage.

Les obligations relatives à la demande du numéro d’activité

Pour devenir un formateur professionnel, il faut déclarer son activité auprès du Service régional de contrôle (SRC), relevant de la compétence de la formation professionnelle auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) en vue d’obtenir un numéro d’activité. Les délais de la déclaration sont de 3 mois à compter du jour de la première prestation fournie. Les papiers à présenter sont les suivants :

• Le formulaire CERFA de déclaration d’activité bien rempli
• La liste des intervenants (formateurs)
• La copie du premier contrat de formation professionnelle continue (les conventions aussi) : les stagiaires qui ont participé à cette formation doivent être mentionnés également. Pour être acceptée, la formation doit durer au moins une demi-journée. Le service régional de contrôle assure le respect de cette règle.
• L’original du bulletin numéro 3 du casier judiciaire du premier responsable sur l’organisme de formation (président, gérant…).
• La copie du justificatif du numéro de SIREN

Généralement, la SRC ne refuse pas les dossiers du moment où il est complet. Hormis les demandes douteuses (20% de la demande totale), les demandes de formations organisées par correspondance ou sur une très courte durée, la SRC délivre un numéro d’activité à tous les candidats.

S’agissant d’une démarche purement administrative, l’obtention numéro d’activité n’est qu’une simple action d’enregistrement qui précède d’autres obligations à satisfaire. Cependant, tout changement d’un ou plusieurs éléments de la déclaration initiale doit être mentionné à l’administration.

L’établissement du bilan pédagogique et financier

La gestion de toute entreprise exige l’édition annuelle d’un bilan pédagogique et financier. Ceci est pareil pour les centres de formation qui exercent à titre principal ou accessoire. Ceci s’applique également aux sous-traitants. Ce bilan doit comporter trois grandes parties à savoir :

• Les coordonnées de l’organisme de formation
• Le bilan financier de l’exercice écoulé
• Le bilan pédagogique qui mentionne la qualité des stagiaires formés : leur nombre, les heures/stagiaires, type de formation et ses objectifs, actions réalisées directement, actions en sous-traitance, etc.

Le compte de résultat et les annexes de justification du dernier exercice doivent figurer dans le bilan pédagogique et financier. Ce document doit s’adresser au SRC dans un délai de 4 mois après l’exercice clos. Tout retard ou manquement de délivrance de ce bilan expose l’organisme de formation à une amende de 4500 euros et une possibilité de caducité de sa déclaration d’activité.

Dans une action préventive en vue d’informer les stagiaires formés potentiels, la SRC retire le numéro d’agrément à tout centre de formation lorsque son bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, même durant sa première année d’exercice.

Les conditions d’une prestation de formation professionnelle

Toute prestation de formation doit satisfaire une quantité de règles pour qu’elle soit formellement autorisée. Sous peine de sanction, l’organisme formateur doit justifier ses actions en fonction de la nature des stagiaires formés. Il doit alors :

• Déclarer le justificatif de la prestation : convention de formation avec une entreprise pour les actions de longue durée ou des factures ou bons de commande pour les prestations de courte durée. Ce document doit mentionner : le numéro de déclaration d’activité du prestataire, l’intitulé de la formation, sa nature, sa durée, ses modalités de déroulement, son prix et le nombre de bénéficiaires.
• Établir un contrat de formation professionnelle si le bénéficiaire est un particulier (personne physique finançant elle-même sa formation). Comme tout contrat, ce dernier doit mentionner toutes les informations relatives à la prestation : sa nature, durée, les effectifs formés, l’objet et l’objectif de la formation, les modalités, le prix, les références des formateurs, les démarches financières à établir en cas de cessation anticipée de la prestation ou abandon.
• Mentionner le contrat de sous-traitance si l’organisme formateur a confié une partie ou la totalité de la formation en vue à un autre formateur indépendant. Dans ce cas, le formateur initial est le responsable envers son client, le sous-traitant n’est qu’un acteur tiers qui doit être réglé par facturation.
• Avoir un règlement intérieur pour mentionner les obligations envers les stagiaires. Ce document informe sur les règles de discipline et les mesures d’hygiène et de sécurité.
• Délivrer une attestation de fin de formation aux bénéficiaires.

Tendance du marché de formation en France

La France enregistre une tendance haussière d’environ 2,6% par an du nombre de prestataires de formation professionnelle. Cette croissance s’explique par l’augmentation du nombre de formateurs qui s’installent à titre indépendant (+ 6% par an) et qui totalisent à eux seuls 32% du total des formations délivrées dans l’Hexagone.

Dans ce cadre, la SRC a pour mission de contrôler scrupuleusement les activités de ces prestataires de services. Le but de cette opération est de garantir le sérieux de ces organismes et de la bonne utilisation des fonds destinés à la formation.

N’hésitez pas à contacter le Pavillon afin de créer votre bilan pédagogique et financier.