L’employeur peut-il imposer les dates des congés payés à ses salariés ?

En France les congés payés ont été instaurés par les accords de Matignon le 7 juin 1936. Depuis, tous les salariés du secteur privé ont droit à des congés payés. Les congés payés représentent un droit accordé et une obligation de l’employeur envers ses salariés.

Toutefois, la prise des congés payés par le salarié n’est pas entièrement libre. L’employeur a un droit de réserve selon certaines limites. C’est ce que nous allons voir dans cet article

1/ Qu’est-ce qu’un congé payé ?

Les congés payés sont une période d’absence du salarié dans l’entreprise pendant laquelle il est rémunéré et fait toujours partie de l’entreprise. Il n’y a pas de rupture de contrat de travail. Il s’agit donc de vacances durant lesquelles les salariés conservent leur rémunération.

Les congés payés sont un droit ouvert à chaque salarié, à la charge de son entreprise. Pendant ces congés, l’entreprise versera au salarié son salaire comme si celui-ci avait travaillé. Ils sont une obligation de droit commun prévu par le L.3141-1 du Code du travail.

Les départs en congés sont soumis à l’accord de l’employeur. Les jours de congés payés peuvent être pris de manière fractionnée (c’est-à-dire pris en plusieurs fois), lorsque le congé du salarié est supérieur à 12 jours ouvrables.

Les congés payés se différencient d’autres congés qui peuvent être accordés aux salariés. Le salarié peut prendre d’autres types de congés mais qui surviennent selon certaines raisons. Ces autres types de congés peuvent être :

  • Le congé maladie ;
  • Le congé maternité ;
  • Le congé paternité ;
  • Le congé parental d’éducation ;
  • Le congé de proche aidant ;
  • Le congé sans solde ;
  • Le congé sabbatique ;
  • Le projet de transition professionnelle ;
  • Le congé de création ou reprise d’entreprise ;
  • Le congé d’examen ;
  • Les congés pour évènements familiaux ;
  • Le congé enfant malade ;
  • Le congé d’enseignement et de recherche ;
  • Le congé pour l’exercice d’un mandat ;
  • Le congé pour catastrophe naturelle.

2/ Qui a droit aux congés payés ?

Le droit aux congés payés est ouvert à tous les salariés de l’entreprise, quels que soient son emploi, sa catégorie ou sa qualification, la nature de sa rémunération et son horaire de travail. Les salariés à temps partiel ont les mêmes droits que les salariés à temps complet. Tous les salariés d’une entreprise peuvent faire valoir des congés payés dès son entrée dans la société, sans condition de jour effectif de travail (nouvel article L. 3141- 3 du Code du travail).

3/ Quelle est la durée des congés payés ?

La durée des congés varie en fonction des droits acquis par le salarié. Chaque mois travaillé ouvre droit à 2,5 jours de congés payés pour le salarié. Donc pour 12 mois travaillés, la durée totale des congés payés à prendre ne peut excéder 30 jours par an (12 mois multiplié par 2,5 jours). 

Si l’entreprise est sous le régime des jours ouvrés, le salarié cumule 2,08 jours de congés par mois, soit 25 jours par an. Ce qui revient au même que les 30 jours ouvrables acquis.

Le début de la période de référence pour ce calcul du droit au congé va du 1er juin au 31 mai. Ce temps de travail est aussi appelé « période de référence ». Attention il y a des exceptions :

  • elle peut être différente si elle est prévue par un accord d’entreprise ou d’établissement ou encore par une convention ou un accord de branche ;
  • pour certaines professions où l’employeur est tenu de s’affilier à une caisse de congés payés, comme le BTP, le point de départ est fixé par le Code du travail, la période fixée va donc du 1er avril au 31 mars (articles D. 3141-9 à D.3141-37).

Certaines périodes d’absence du salarié au sein de l’entreprise seront assimilées à des périodes de référence pour la détermination de la durée du congé.

Il s’agit notamment les périodes suivantes :

  • les périodes de congés payés elles-mêmes ;
  • le congé maternité, paternité, ou d’accueil de l’enfant et d’adoption ;
  • les périodes où le salarié est maintenu ou appelé au service national ;
  • les périodes de congé de formation ; 
  • etc. 

Pour savoir comment décompter les jours de congés pris, voici un article sur les règles de calcul des jours à décompter en congés payés.

4/ Combien de jours de congés payés peuvent être posés en une fois ?

Un salarié ne peut pas prendre plus de 24 jours ouvrables de congés consécutifs (soit 4 semaines). C’est ce qu’on appelle le congé principal.

Toutefois, l’entreprise peut accorder au salarié plus de 24 jours de congés payés si le salarié justifie :

  • Soit de contraintes géographiques particulières ;
  • Soit de la présence au sein du foyer d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.

5/ Les obligations de l’employeur au titre des congés payés

Il appartient à l’entreprise employeuse «  de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d’exercer son droit aux congés et en cas de contestation de justifier qu’il a accompli à cette fin les diligences qui lui incombent légalement » (Cass. Soc. 26 juin 2019 n° 18-10921).

En d’autres termes c’est à l’entreprise de s’organiser pour que les salariés puissent prendre ces congés payés. L’employeur a donc une obligation d’informer ses salariés sur la période de prise de congé, communiquer l’ordre des départs en congé, s’organiser pour les remplacements, etc. 

À noter que l’employeur n’a pas le droit de  demander au salarié de travailler pendant cette période de congé, même en dehors de l’entreprise.

Le non-respect de ces obligations relatives aux congés payés peut être puni de l’amende d’un montant maximal de 1500€ et 3000€ en cas de récidive. Cette amende peut être infligée autant de fois qu’il y a de salariés concernés par l’infraction.

6/ Les obligations du salarié au titre des congés payés

Certaines obligations du salarié sont à connaître envers cette prise de congés payés :

  • un salarié ne peut pas renoncer à ses congés payés et demander, en contrepartie, le versement d’une indemnité ; de même, l’employeur ne peut décider de substituer à la prise des congés le versement d’une indemnité ;
  • le salarié ne peut accomplir des travaux rémunérés pendant sa période de congé. Cela est, en effet, considéré comme privant des demandeurs d’emploi d’un travail qui aurait pu leur être confié, et est passible de dommages-intérêts au profit du régime d’assurance chômage.
  • Si un salarié ne respecte pas les dates de congés qui lui ont été imposées, il s’expose à une sanction voire un licenciement.

7/ Dans quelles conditions l’employeur peut-il imposer, décaler ou refuser la prise des congés payés ?

On constate deux cas de figures quant à la prise des congés annuels dans les entreprises : des prises de congés collectifs ou des prises de congés par roulement.

1 er cas :  les congés collectifs. L’employeur peut être amené à imposer et fixer collectivement des dates de congés dans le cadre de la fermeture de l’entreprise, (sous réserve de l’accord du CSE). L’employeur devra informer ses salariés au moins deux mois à l’avance  avant cette fermeture (article D3141-5 du Code du travail).

Cependant, si la fermeture de l’entreprise excède la durée légale des congés annuels, l’employeur est tenu de verser à ses salariés pour chaque jour de congé supplémentaire ouvrable, une indemnité au moins égale à l’indemnité journalière de congés (art.L3141-31 du Code du travail).

2eme cas de figure : l’entreprise ne ferme pas et doit assurer un service continu. Généralement dans ce cas, l’employeur demande aux salariés leur volonté en termes de date de congé et les accepte ou non en fonction de l’organisation des services. Dans ce cas de figure, il devient plus compliqué de gérer les congés en entreprise. L’employeur bénéficie, de la possibilité de modifier l’ordre des départs fixé, voire d’imposer certaines dates à ses salariés.

Cet ordre de départ peut être fixé par les usages, un accord collectif, ou par l’employeur lui-même. Mais dans ce cas, l’employeur doit tenir compte de certains critères (sauf autres critères fixés par la convention collective ou un accord d’entreprise) :

  • Situation de famille des bénéficiaires (présence au sein du foyer d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie, etc.)
  • Durée de service chez l’employeur
  • Activité chez un ou plusieurs autres employeurs

L’employeur peut refuser une demande de congés pour l’un des motifs suivants :

  • discontinuité du service ;
  • une forte activité ;
  • des circonstances exceptionnelles.

À noter que l’employeur ne peut pas refuser la demande d’un salarié si celui-ci invoque un événement familial tel qu’un mariage, un PACS, une adoption ou encore un décès. Ce qui signifie aussi que les salariés qui se marient ou se lient par un Pacs travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.

Une fois le planning des congés établi, l’employeur doit être communiqué à chaque salarié, (dans les locaux normalement accessibles aux salariés) la date de ces congés au minimum un mois avant la date à laquelle ils auraient souhaité partir. Le salarié ne pourra refuser les congés payés qui lui sont imposés seulement dans le cas où l’employeur n’aurait pas respecté les règles d’informations prévues par la loi.

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