Avantages et limites du contrôle de gestion performant

La raison d’être de toute entreprise est de générer du profit. Tous les moyens sont donc mis en œuvre pour qu’elle se développe : des investissements sont réalisés, des prêts bancaires sont conclus, du personnel est engagé pour qu’il contribue à son succès. Au fil des mois, son activité peut être florissante, mais il est aussi possible que les résultats escomptés ne soient pas atteints. Généralement, c’est à travers la comptabilité générale que l’on détermine si la société a généré des profits ou des pertes pendant une période donnée. Néanmoins, ces données ne permettent pas de définir quelle a été la marge générée pour la vente d’un produit ou d’un service. C’est seulement grâce à la comptabilité analytique que l’on peut calculer les coûts de production et que l’on peut voir le bénéfice réalisé pour chaque pièce de produit vendu. Le contrôle de gestion permet aussi d’évaluer les charges supportées par chaque service au sein de la société.

Définition du contrôle de gestion

Le contrôle de gestion, concept clé en gestion d’entreprise, se définit comme un processus systématique. Il vise à coordonner, surveiller et diriger les activités et les ressources d’une organisation. Il s’agit d’un outil essentiel pour assurer l’alignement des objectifs individuels et organisationnels.

La mise en place d’un système de contrôle de gestion sert plusieurs objectifs cruciaux. Premièrement, il facilite la coordination des différentes unités d’une organisation. En définissant des normes et des objectifs clairs, il permet à chaque unité de comprendre son rôle et ses responsabilités.

Deuxièmement, il joue un rôle crucial dans le suivi des performances. Grâce à des indicateurs de performance clés, les gestionnaires suivent les progrès vers les objectifs fixés. Ils identifient les écarts de performance et prennent des mesures correctives si nécessaire.

Troisièmement, le contrôle de gestion contribue à la responsabilisation. Chaque membre de l’organisation comprend les attentes à son égard et sait qu’il sera tenu responsable de ses actions.

Enfin, le contrôle de gestion aide à la prise de décision stratégique. Les informations recueillies grâce au contrôle de gestion fournissent des données précieuses pour la prise de décision. Les dirigeants utilisent ces informations pour orienter la stratégie de l’entreprise et prendre des décisions éclairées.

Le contrôle de gestion se révèle indispensable pour toute organisation qui souhaite optimiser ses performances, responsabiliser ses employés et prendre des décisions stratégiques éclairées.

Éviter la gestion à vue grâce à la comptabilité analytique

La comptabilité analytique se focalise sur le coût. Tous les postes de charge dans l’entreprise sont répertoriés dans le but de déterminer quelles sont les dépenses à engager pendant une période donnée : un mois, un trimestre ou une année. Il est dans ce cas primordial que chaque direction établisse un budget pour ne pas naviguer à vue. Chaque responsable est censé évaluer quelles seront ses dépenses et ses recettes pendant cette période. Tout doit être pris en compte, depuis les fournitures de bureau aux pièces de rechange qui seront utilisées sur les machines. Le salaire du personnel, les consommables, les matières premières, les frais de déplacement, les contrats de maintenance sont autant de charges qu’il faudra recenser et quantifier dans le budget. En principe, le budget doit être bouclé, validé et mis en place au début de l’activité de l’entreprise et avant le commencement de chaque exercice.

Bien établir les procédures pour une organisation bien maîtrisée

Les procédures qui seront utilisées dans le mode de gestion courante doivent également être définies pour assurer une harmonie des tâches dans l’entreprise. Le contrôleur de gestion, les responsables et les directions devront se pencher sur chaque tâche et chaque poste de l’organigramme. Il ne faut pas qu’il y ait une équivoque dans les hiérarchies. Les questions pratiques sont également abordées comme les conditions de décaissement, les sorties de matériel au niveau du magasin central, la qualité des personnes qui déclenchent un achat, la mise en place de bases de données pour faciliter le contrôle, etc.
Toutes ces actions sont mises en œuvre afin que les associés, les actionnaires et les partenaires financiers voient que l’entreprise dans laquelle ils ont investi leur capital a un objectif bien précis et que leurs fonds seront utilisés à bon escient.

Les missions du contrôleur de gestion

En général, les principales missions du contrôleur de gestion sont de vérifier que les procédures sont bien suivies et que le budget est respecté.
Il entre en scène afin de calculer les dépenses réellement effectuées et pour voir si les recettes escomptées ont été réalisées. Il est en charge de compulser chaque pièce de caisse, les bons de sortie au niveau des entrepôts, les factures qui sont payées aux fournisseurs… Il vérifie également que les directions, les départements et les services ont bien respecté leur budget et qu’ils n’ont pas effectué des achats extrabudgétaires. Il fait un inventaire du stock à la fin de chaque période. Il lui appartient ensuite de produire un reporting et d’y faire ressortir les écarts entre les prévisions et les réalisations.
Il devra ensuite tenter d’expliquer les écarts en les analysant avec le responsable concerné et envisager les solutions pour y remédier. En fonction des dysfonctionnements constatés ou des objectifs à atteindre, le contrôleur de gestion propose et met en œuvre les changements de procédures.
L’analyse des données permet par ailleurs de de détecter les départements les plus budgétivores et de déterminer s’ils sont les plus productifs. Autant de sources d’économie ou de leviers de profits à identifier.
Le contrôleur de gestion calcule également le coût de production de chaque article produit dans l’entreprise. Il évalue le coût d’une heure de production ou les impacts financiers causés par une panne de machine, le retard de livraison des matières premières, les conséquences de l’utilisation de matières de mauvaise qualité, le coût du stock mort…
Il se charge également de budgéter le coût de production d’un nouveau produit que l’entreprise compte lancer prochainement.
Beaucoup de dérives et d’anomalies peuvent être redressées par un contrôle de gestion efficace. Il permet par exemple de calculer le coût des vols et de tous les événements néfastes qui affectent la bonne marche de l’entreprise. Cet agent peut donc aussi avoir des missions d’audit si nécessaire.
Il aide les responsables à optimiser leurs ressources tout en minimisant les charges. Il aide aussi les responsables à prendre les bonnes décisions : quels postes supprimer ou réduire ? Faut-il externaliser certaines fonctions ? Doit-on changer de fournisseur ? L’augmentation du prix de vente est-elle inévitable ?

Les limites du contrôle de gestion

La mise en place d’un système de contrôle de gestion implique des coûts significatifs. Ces coûts englobent l’achat et l’installation de logiciels de gestion, la formation du personnel et l’embauche de consultants ou d’experts en contrôle de gestion. Les coûts opérationnels continus, tels que la maintenance du système et la formation continue du personnel, s’ajoutent à ces coûts initiaux.

La complexité représente un autre défi majeur de la mise en œuvre du contrôle de gestion. La conception d’un système de contrôle de gestion efficace nécessite une compréhension approfondie des processus d’affaires de l’organisation. Les gestionnaires doivent définir des indicateurs de performance clés pertinents, établir des normes de performance et concevoir des systèmes de rapport efficaces.

De plus, l’intégration du système de contrôle de gestion avec d’autres systèmes d’information de l’entreprise peut s’avérer complexe. Les gestionnaires doivent veiller à ce que le système de contrôle de gestion fonctionne en harmonie avec les autres systèmes pour éviter les doublons ou les conflits.

Par ailleurs, la résistance au changement de la part des employés peut compliquer la mise en œuvre du contrôle de gestion. Les gestionnaires doivent donc mettre en place des stratégies de gestion du changement pour faciliter l’acceptation du système par les employés.

De plus, le surcontrôle peut entraîner une inefficacité opérationnelle. Les gestionnaires passent trop de temps à surveiller et à contrôler, au lieu de se concentrer sur des tâches stratégiques. Cela peut également entraîner un retard dans la prise de décision, car tout doit être vérifié et approuvé. Le surcontrôle peut créer une culture d’entreprise négative. Il peut engendrer un climat de méfiance et de peur, ce qui peut nuire à la satisfaction et à la rétention des employés.

Il est donc crucial pour les gestionnaires de trouver un équilibre. Ils doivent exercer un contrôle suffisant pour assurer l’efficacité et la conformité, sans tomber dans le piège du surcontrôle.

À qui confier la tâche de contrôleur de gestion dans une entreprise ?

Le contrôle de gestion est une tâche qui nécessite la maîtrise de la comptabilité et des finances d’entreprise. L’agent qui est en charge de cette mission doit aussi être rigoureux, impartial et avoir le souci du détail. Un bon relationnel est un véritable atout pour pour bien communiquer avec les interlocuteurs au sein de l’entreprise voyant parfois la fonction comme réductrice de leur propre action. En effet, le contrôleur de gestion n’est pas toujours apprécié de ses collègues, car il fouille dans les dossiers, il pose parfois des questions qui dérangent. Il est ainsi avantageux pour chaque entreprise de confier cette tâche à un cabinet comptable. Ce professionnel délègue une personne pour effectuer les reportings et pour mener à bien toutes les tâches qui lui sont confiées.
Cette solution est également idéale pour toutes les organisations, car la tâche est toujours assurée tout en allégeant la gestion des ressources humaines. En effet il n’y a pas de risque que l’employé parte en congé, qu’il prenne ses RTT ou qu’il soit en arrêt maladie, etc. Le recours au service d’un cabinet peut également être moins coûteux par rapport au salaire qui doit être alloué à une personne en particulier. Enfin, un cabinet peut aussi aider dans d’autres domaines comme l’audit, le dressage des états financiers, les déclarations fiscales, la création des tableaux de bord, etc.

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