Comment optimiser la gestion du personnel intérimaires

En cas de besoin, il est tout à fait normal pour une entreprise de faire recours au service d’un intérimaire. Le recours à leurs services est une bonne alternative qui permet à l’entreprise d’atteindre ses différents objectifs malgré l’indisponibilité de leurs salariés titulaires. Néanmoins, l’intérim peut devenir un véritable casse-tête et grevé votre indicateur RH lorsque sa gestion n’est pas optimisée. Coût assez important, gestion désordonnée et chronophage sont autant de limites rencontrées au quotidien par de nombreuses entreprises. Comment mettre fin au calvaire de la gestion d’intérim ? Comment simplifier la gestion du personnel intérimaire ? Découvrez à la suite de cet article les astuces les plus efficaces pour optimiser la gestion de l’intérim.

Qu’est-ce qu’un intérimaire et dans quels cas le recruter ?

Selon la définition du ministère du Travail, “un salarié sous contrat de travail temporaire (également appelé intérimaire) est un salarié embauché et rémunéré par une entreprise de travail temporaire (ETT) qui le met à la disposition d’une entreprise utilisatrice pour une durée limitée, dénommée mission.”

Plusieurs facteurs peuvent susciter le besoin du recrutement d’un intérimaire au sein d’une entreprise. Parmi ces facteurs, nous avons :

Le remplacement d’un salarié absent ou dont le contrat est suspendu
Le recrutement dans le cadre d’une activité saisonnière
En attendant l’arrivée d’un contrat en CDI
L’accroissement de l’activité de l’entreprise…

Quels sont les droits qui régissent le statut d’intérimaire

Un travailleur intérimaire a les mêmes droits que les autres salariés de l’entreprise. Ainsi, il bénéficie du même salaire que les autres salariés à qualification équivalente. Il perçoit également les primes et les accessoires de salaires, droit aux jours fériés.

Le contrat de travail d’intérim n’a véritablement pas de durée minimale (sauf cas exceptionnel à l’exportation qui a une durée minimale de 6 mois). Il peut ainsi durer plus de 9 mois et être renouvelé au maximum deux fois, si la durée totale du contrat ne dépasse pas la durée maximale autorisée à savoir 36 mois.

Comment faciliter la gestion de l’intérim en entreprise ?

Éléments variables de paie, relevés d’heures de travail, gestion de la refacturation sont là quelques exemples des processus qui doivent être régulièrement traités dans le cadre d’un contrat d’intérim. Pour faciliter ces processus, de nombreuses solutions s’offrent à vous :

Formulez des demandes précises et concises

Pour recevoir ce dont vous avez besoin, vous devez initialement pouvoir l’exprimer en toute clarté en éliminant toutes formes d’ambiguïtés. En émettant des besoins précis et concis, cela vous évitera de recevoir des profils qui ne correspondent pas du tout à vos besoins. À titre d’exemple, vous pouvez préciser à votre entreprise de travail temporaire (ETT) certains critères importants pour vous à savoir le lieu de travail, les dates de missions, les qualifications, les taux horaires, les risques associés, les types d’équipement nécessaires, les caractéristiques du poste, etc.

Choix des ETT

Il est important dans ce cadre de travailler uniquement avec les meilleurs ETT. Pour le faire, vous pouvez procéder par une forme de comparaison pour ressortir les points positifs ainsi que les limites de chaque entreprise afin de désigner les meilleurs avec lesquels vous pouvez travailler. Par la suite, définissez les tarifs applicables en mettant en place des accords-cadres.

Formez régulièrement vos équipes

La formation de vos équipes doit se faire des managers aux opérationnels. Cela permet à toute l’équipe de maîtriser les règles et les principes de l’intérim afin d’éviter de potentiels conflits juridiques. Les ressources humaines de l’entreprise peuvent ainsi animer ces ateliers de formation afin d’inculquer à toute l’équipe le cadre légal dans lequel s’inscrit l’intérim. À la fin de chaque atelier, des guides peuvent être remis à tout un chacun pour des consultations ultérieures en cas de besoins.

Expliquez les raisons de votre recours à l’intérim à votre ETT

Vous devez expliquer les raisons pour lesquelles vous recourez à l’intérim pour anticiper tout risque de litige avec votre ETT même si cette dernière ne vous la demande pas. À titre d’exemple, si vous devez faire face à un accroissement temporaire de votre activité, indiquez la nature et les causes précises. Si dans un autre cas il s’agit du remplacement d’un cadre, indiquez le nom ainsi que le poste de la personne à remplacer.

Partagez des informations nécessaires avec votre ETT

Vous devez partager des informations utiles avec votre ETT à l’instar de votre organigramme, de la présentation des postes et des différentes règles de sécurité que vos intérimaires devront respecter. Comme le précise le Code du Travail dans les articles L4141-1 à L4141-4, vous avez des obligations légales en matière d’information et de formation à la sécurité. Vous devez de ce fait collaborer en échangeant certaines informations utiles pour le respect de ce cadre.

Respecter le délai de signature

La signature électronique des contrats est une alternative assez efficace si vous rencontrez souvent des difficultés pour suivre les missions de tous vos intérimaires et/ou que vous dépassez régulièrement les délais de signature. Vous devez toujours vous rassurer à titre préventif que, chaque intérimaire qui entre dans votre société dispose bien d’un contrat signé par les deux parties.

Traitez tout le monde de la même manière

Le cadre légal est assez clair à ce niveau, votre employé intérimaire jouit des mêmes droits que vos salariés embauchés pour une période indéterminée. L’entreprise d’accueil s’expose à des sanctions pénales si les contrats de vos intérimaires manquent à leurs obligations concernant leur salaire. Il faut de ce fait éviter les erreurs qui pourraient vous coûter cher.

Suivez les relevés d’heures

Faites parvenir les relevés d’heures chaque fin de semaine à votre agence pour pouvoir garantir et maintenir des bonnes relations avec cette dernière. Afin d’apaiser les tensions en cas de réclamation de la part de l’agence, prenez le temps de les traiter au fur et à mesure.

Facilitez la reconduction des contrats

La communication doit être fluide entre le service des ressources humaines, l’agence d’intérim et les managers en vue de faciliter le renouvellement des contrats. Cette fluidité passe généralement par la digitalisation des actions en vue d’optimiser la gestion.

Respectez l’application des délais de carence

Éviter les répétitions ou les doublons au niveau des demandes. Ainsi, avant de soumettre une demande à votre agence, rassurez-vous qu’aucune demande pour ce même poste n’a déjà été faite. Si c’est le cas, vous devez observer un délai de carence avant une nouvelle embauche. En cas de non-respect de ce délai de carence, vous risquez 3 750 € d’amende puis 7 500 € assortis de 6 mois d’emprisonnement en cas de récidive.