Comment calculer les frais kilométriques professionnels de vos collaborateurs ?

Un de vos salariés a dû utiliser sa voiture personnelle pour se rendre à une formation ? Peut-il prétendre à un remboursement de ses frais kilométriques ? Un salarié réclame un remboursement de son trajet travail/ domicile, devez-vous le rembourser ? Zoom sur le remboursement des frais kilométriques en entreprises.

Qu’entend-on par indemnités kilométriques  ?

Les indemnités kilométriques correspondent à un montant forfaitaire versé par une entreprise en compensation du cout de déplacement du véhicule d’un collaborateur pour se rendre sur un lieu à des fins professionnelles.  Les frais kilométriques ne sont remboursés que sous certaines conditions.

  • Tout d’abord, le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de l’entreprise
  • En outre, le salarié doit être en mesure de justifier les frais de déplacement en notifiant à l’entreprise la date, la destination du voyage, le nombre de kilomètres parcourus ainsi que le nom du client concerné par le déplacement.

Le barème de l’indemnité kilométrique est révisé tous les ans par les autorités fiscales

En comptabilité, nous avons tendance à réduire l’expression indemnités kilométriques aux sigles IK.

Comment rembourser aux employés leurs frais de déplacement ?

Établir une note de frais

Les salariés qui souhaitent obtenir le remboursement de leurs frais de déplacement doivent établir une note de frais au moment de leur retour. 

La note de frais est un document dans lequel un salarié répertorie l’ensemble des kilomètres qu’il a effectués, la date du déplacement. Cette note de frais va permettre au service comptable de calculé le montant de l’indemnité kilométrique.

Pour être remboursée, la note de frais doit être accompagnée de justificatifs attestant de l’authenticité des dépenses payées.

Nous vous suggérons de conserver des copies des documents qui prouvent à l’administration fiscale la légitimité du déplacement professionnel : copie de la carte grise, copie des courriels d’invitation, copie du registre de présence ou de la feuille de présence, etc… Cela permettra aux autorités fiscales de confirmer que la personne qui est à l’origine de la note de frais n’a pas ajouté de chevaux fiscaux pour augmenter le montant du remboursement.

Il n’est donc pas nécessaire de justifier le coût du carburant pour les indemnités kilométriques, ni de conserver les reçus d’essence. De même, la conservation des factures de réparation et d’entretien du garage n’est pas pertinente pour le remboursement des indemnités.

Calcul de l’indemnité kilométrique

Pour calculer les indemnités kilométriques, le barème est diffusé chaque année par l’Urssaf, prenant en compte le nombre de chevaux fiscaux ainsi que la distance parcourue dans l’année.

Consultez le barème kilométrique ici pour 2022.

Alors comment calculer les frais kilométriques des déplacements professionnels de ces collaborateurs ?

Pour ce faire, il faut multiplier le nombre de kilomètres parcourus par le taux correspondant à la puissance fiscale d’un véhicule utilisé par l’employé. Le résultat est le montant à rembourser pour les indemnités kilométriques.

La distance prise en compte est la distance la plus longue.

Trouver ici un modèle de note de frais pour le calcul de frais kilométriques.

Modèle-Suivi-Kilomètres

 

Un barème spécifique est mis en place pour les véhicules électriques. Le montant total des frais de déplacement est majoré de 20 % par rapport aux barèmes traditionnels.

Depuis le 13 février en 2016, les collaborateurs peuvent bénéficier d’une indemnité kilométrique lorsqu’ils prennent leur vélo pour aller travailler.

Le processus coûteux de traitement de la note de frais

Une fois la note de frais remplie, approuvé par le responsable de l’entreprise, il est envoyé au service de la comptabilité, qui en vérifie l’exactitude avant de lancer le processus de remboursement.

Le processus de traitement des états de frais de déplacement a un coût en termes de temps et d’argent.

Si plusieurs employés sont susceptibles d’envoyer des notes de frais, il est important de mettre en place un système organisé et d’établir des directives uniformes pour tous. Cela empêchera chaque employé de développer ses propres méthodes pour créer et soumettre des notes de frais. Il est possible d’utiliser un outil pour suivre les notes de frais des salariés ou utiliser des logiciels  pour aider à améliorer l’administration des notes de frais.

Quels sont les frais que compense l’indemnité kilométrique ?

Les indemnités kilométriques permettent de couvrir les frais liés à l’utilisation d’une voiture personnelle utilisée pour des déplacements professionnels.

En général, les dépenses compensées sont : 

  • l’usure générale du véhicule
  • l’amortissement du cout du véhicule
  • les frais d’entretien et nettoyage
  • l’assurance automobile
  • Le carburant

Certains frais de déplacement comme le stationnement et les péages ne donnent pas droit à des indemnités kilométriques. Ils doivent faire l’objet d’une note de frais distincte, présentée dans le cadre d’un déplacement professionnel. Les éventuelles contraventions sont à la charge du collaborateur.

Qui peut bénéficier du remboursement des frais kilométriques ?

Ces remboursements de frais kilométriques sont accessibles à toute personne travaillant dans l’entreprise, même les dirigeants. Quels que soient le rang et la position dans l’entreprise, il est toujours possible d’obtenir le remboursement des frais kilométriques auprès de l’employeur, et ce, jusqu’à ans après le déplacement.

Quels sont les trajets concernés par les frais kilométriques ?

En cas d’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles

Le remboursement des frais kilométriques est limité aux déplacements professionnels, aux déplacements qui se reportent aux besoins de l’entreprise. Par exemple, lorsqu’un employé doit suivre un cours de formation dans un lieu différent de son lieu de travail habituel.

Il n’y a pas de kilomètres minimum pour demander à se faire rembourser.

Ces frais kilométriques ne s’appliquent pas lorsque le collaborateur à une voiture de fonction. 

Voir notre article pour tout savoir sur les avantages d’une voiture de fonction.

Et dans le cadre d’un trajet domicile – travail ?

La distance entre le domicile et le lieu de travail n’est pas prise en compte. Toutefois, l’employeur pourrait décider de rembourser le trajet domicile/travail en totalité ou en partie par le biais d’un accord d’entreprise ou d’une décision indépendante. Dans ce cas, toutes les personnes employées par l’entreprise doivent pouvoir bénéficier de cet avantage. Cet avantage se présente sous la forme d’une “prime au carburant”, sous réserve de certaines conditions et restrictions.

Les employeurs peuvent également décider de verser des indemnité kilométrique calculées en fonction du barème kilométrique que nous évoquons dans cet article. 

À noter

Si l’entreprise verse des indemnités kilométriques supérieures au barème officiel, celle-ci sont considérées par l’Urssaf et l’administration fiscale comme des avantages en nature.

Ces avantages en nature liées, ces indemnités kilométriques supérieures au barème fiscal sont imposables au titre de l’impôt sur le revenu et doivent faire l’objet de cotisations sociales.

 

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