Maîtrisez les charges constatées d’avance

Les charges constatées d’avance sont un concept essentiel en comptabilité permettant de prévoir et d’enregistrer les dépenses qui seront engagées ultérieurement, mais qui concernent une période comptable précédente. Cette pratique comptable est cruciale pour assurer une gestion financière éclairée et précise des entreprises. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les bases des charges constatées d’avance, en vous expliquant leur nature, leur utilité et les implications comptables qui en découlent. Vous découvrirez comment maîtriser cet aspect important de la comptabilité pour optimiser la gestion des ressources financières de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une charge constatée d’avance ?

Selon le Plan Comptable Général (PCG), les charges constatées d’avance sont des actifs qui correspondent à des achats de biens ou de services, dont la fourniture ou la prestation interviendra ultérieurement (article 211.1).

En d’autres termes, une charge constatée d’avance ou CCA est une dépense enregistrée au cours d’un exercice comptable donné, mais qui concerne des achats de biens non livrés partiellement ou totalement ou de services non réalisés partiellement ou totalement, à la date de clôture de l’exercice. Il s’agit aussi de toute autre charge comptabilisée, mais qui est rattachable en partie ou en totalité à un exercice ou une période postérieurs à la date de clôture des comptes.

L’enregistrement des CCA n’est pas une option, sinon une exigence qui répond au principe comptable d’indépendance des exercices qui veut qu’à chaque exercice soit rattaché les charges et produits qui lui sont effectivement liés. L’objectif est de neutraliser leur impact sur le résultat de l’exercice au cours duquel ils sont apparus.

Dans la pratique, les charges constatées d’avance sont généralement comptabilisées lors des travaux de fin d’exercice (travaux d’inventaire) ou à la date d’établissement d’une situation en cours d’exercice.

Quelques exemples de charges constatées d’avance

Les charges constatées d’avance concernent généralement :

• des factures d’achat de bien non livrés partiellement ou totalement à la date de clôture de l’exercice comptable ou à la date d’établissement d’une situation au cours de l’exercice ;

• des factures de loyers ou d’assurances, des contrats de maintenance ou de divers contrats d’abonnement couvrant une période à cheval sur2 exercices ou concernant en totalité un exercice ultérieur.

Exemple 1

Prenons l’exemple d’une entreprise de BTP dont l’exercice comptable correspond à une année civile, qui reçoit la facture du loyer de son siège social 1er juillet 2019. Il s’agit d’une facture de 12 000 € couvrant la période s’étalant du 1er juillet 2019 au 30 juin 2020. Le montant du loyer couvrant la période du 1er janvier au 30 juin 2020 est une CCA.

Exemple 2

L’entreprise reçoit d’un autre côté la facture d’assurance de son parc automobile le 30 novembre 2019, cette facture d’un montant de 2500 € couvre la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2020. Étant donné que cette facture concerne en totalité l’exercice comptable 2020, donc un exercice ultérieur, elle sera entièrement considérée comme une charge constatée d’avance.

Détail de l’écriture Comptable des charges constatées d’avance

La détermination du montant de CCA à comptabiliser

Le montant à comptabiliser en charges constatées d’avance correspond à la partie de la charge dont la réalisation ne sera pas effective à la date de clôture de l’exercice en cours, ou qui concerne la période ultérieure à la date de la situation. La détermination de ce montant dépend de l’issue de l’opération ayant fait apparaître la charge :

• Bien acheté et non livré à la date de clôture de l’exercice comptable ou de situation : comptabilisation de 100 % du montant total de la charge ;

• Service acheté et non réalisé à la date de clôture de l’exercice comptable ou de situation : comptabilisation de 100 % du montant total de la charge (cf. exemple 2 ci-dessus) ;

• Charge entièrement rattachable à un exercice comptable ultérieur ou une période post clôture : comptabilisation de 100 % du montant total de la charge ;

• Charge dont la réalisation est à cheval sur 2 exercices comptables : comptabilisation du % de la charge concernant l’exercice ultérieur (cf. exemple 1 ci-dessus).

Dans ce dernier cas, le montant à comptabiliser est déterminé de la façon suivante :

CCA = montant HT x nombre de jours en N+1/ 360 jours

CCA = montant HT x nombre de mois en N+1/ 12 mois

Écritures comptables à enregistrer

La comptabilisation des charges constatées d’avance se fait généralement sur trois étapes :

Étape 1 : enregistrement de la facture d’achat

Lorsque le comptable reçoit la facture d’achat, il la comptabilise entièrement dans un premier temps, sans faire la différence entre CCA et charges de l’exercice.

• Il débite un compte de classe 6(compte de charge),

• et crédite un compte de classe 4 (généralement un compte fournisseur).

Puis, lorsqu’il règle cette même facture, il débite ce même compte de classe 4 par le crédit d’un compte de trésorerie (compte de classe 5).

Étape 2 : Écritures de régularisation (écritures de CCA)

Cette étape se déroule à la date de clôture de l’exercice comptable ou de situation, principalement lors des travaux d’inventaire. Les CCA sont ainsi identifiées et les écritures de régularisation suivantes sont enregistrées pour neutraliser leur impact sur le résultat de l’exercice ou la période en cours de clôture :

• Débit du compte 486 « charges constatées d’avance » pour le montant de la charge concernant l’exercice ultérieur,

• Crédit du compte de charges ou compte de classe 6 concerné.

Il faut noter qu’il n’y a pas de divergence entre la fiscalité et la comptabilité sur les charges constatées d’avance, notamment lors de la détermination du résultat fiscal. D’un autre côté, les écritures de CCA n’agissent pas sur la TVA déductible, le compte 4458 (TVA déductible…) reste intact.

Étape 3 : contrepassation de l’écriture de CCA

Cette étape se déroule après la clôture de l’exercice, plus précisément le premier jour de l’ouverture de l’exercice comptable suivant celui où la CCA a été comptabilisée. Elle consiste à contrepasser ou extourner les écritures enregistrées lors de l’étape 2 afin de déverser les charges concernées sur le nouvel exercice comptable. Les écritures passées sont les suivantes :

• Débit du compte de charges ou compte de classe 6 concerné,

• Crédit du compte 486 « charges constatées d’avance ».

Position à l’actif du bilan et information en annexe des comptes annuels

Les charges constatées d’avance sont inscrites au bas de l’actif du bilan comptable. Elles figurent tout juste après les disponibilités et font l’objet d’un renvoi dédié sur la liasse fiscale avec les dettes à court terme.

Elles font également l’objet d’une note explicative en annexe des états financiers, notamment lorsque leur montant est significatif. On les retrouve parmi les explications sur les comptes de régularisation actifs. L’information portée en annexe renseigne globalement sur la nature, le montant et le traitement comptable de ces charges constatées d’avance.

Établissement des états financiers et des bilans comptables

L’établissement des états financiers et des bilans comptables joue un rôle essentiel dans la gestion des charges constatées d’avance. Ces documents permettent de dresser un panorama clair et précis de la situation financière de l’entreprise. Les états financiers fournissent des informations détaillées sur les charges constatées d’avance, leur montant et leur impact sur les résultats de l’entreprise. Ils offrent une vision globale des engagements financiers à court et à long terme. Le bilan comptable quant à lui présente un instantané des ressources et des obligations financières de l’entreprise à une date donnée. Ces outils sont indispensables pour évaluer la santé financière de l’entreprise, prendre des décisions éclairées et assurer une gestion efficace des charges constatées d’avance.

Le rôle de l’analyse financière dans la gestion des charges constatées d’avance

L’analyse financière est un outil puissant dans la gestion des charges constatées d’avance. Elle permet d’interpréter les données financières et d’évaluer l’impact des charges constatées d’avance sur la performance de l’entreprise. L’analyse financière permet de déterminer si les charges constatées d’avance sont correctement enregistrées et si elles sont conformes aux principes comptables en vigueur. Elle offre des indicateurs clés tels que le ratio de liquidité, le ratio d’endettement et le ratio de rentabilité, qui aident à évaluer la situation financière de l’entreprise. Grâce à l’analyse financière, les gestionnaires peuvent prendre des mesures correctives, ajuster les prévisions et les budgets, et améliorer la gestion des charges constatées d’avance pour garantir la stabilité financière de l’entreprise.

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