Quand un employeur décide d’embaucher un salarié, il est toujours soumis à certaines obligations vis-à-vis de l’administration, notamment la déclaration préalable à l’embauche ou DPAE. Il ne faut pas oublier que l’employeur doit aussi réaliser ses obligations à l’égard du salarié. Mais, par quelle démarche faut-il passer en cas de retard de la déclaration ? Zoom sur la DPAE délai.
La déclaration préalable à l’embauche, une obligation de l’employeur
Le fait d’embaucher un salarié intervient uniquement quand la déclaration nominative a été faite par l’employeur au niveau d’un organisme social désigné, que ce soit l’Urssaf ou la MSA. En effet, l’employeur est tenu de déclarer le recrutement d’un salarié, peu importe la forme juridique de son entreprise, le nombre de ses effectifs, le secteur de son activité ou encore la durée du contrat.
La DPAE est d’une importance capitale, car ce document peut valoir plus de six déclarations auprès de l’Urssaf. Ce sont :
• l’immatriculation de l’employeur par rapport au régime de la Sécurité sociale ;
• l’immatriculation du salarié auprès de la CPAM ou caisse primaire d’assurance maladie ;
• l’employeur sera affilié à l’assurance chômage ;
• la demande d’adhérer vers un service de santé au travail ;
• la demande en relation directe avec un examen médical d’embauche ;
• enfin, on obtient la liste complète des salariés embauchés pour le pré-établissement de la DADS ou déclaration annuelle de données sociales.
Sous quel délai doit-on faire la DPAE ?
Le formulaire de déclaration doit être envoyé, au plus tôt dans les 8 jours suivant la date butoir pour l’embauche et au plus tard pendant la prise de poste du salarié indiqué par l’organisme choisi pour le recouvrement des cotisations de Sécurité sociale. L’organisme dépend entièrement de l’établissement qui embauche le salarié, car elle peut être inscrite à l’Urssaf ou à la caisse de MSA.
Que comporte la DPAE et comment la déclarer ?
En tant que déclaration officielle et obligatoire pour tous les établissements, elle doit contenir des informations générales concernant l’employeur. En effet, la DPAE comporte : la dénomination sociale ou le nom et le prénom de l’employeur, son adresse, son code APE, son numéro d’identification du répertoire des entreprises et des établissements, sans oublier le service de santé au travail auquel l’employeur dépend. Pour le salarié, la déclaration réclame son nom, son prénom, sa date et son lieu de naissance, son sexe et son numéro national d’identification, dans la mesure où il possède déjà une immatriculation à la sécurité sociale. La date et l’heure exacte de l’embauche devront aussi figurer dans la DPAE ainsi que la nature du contrat, c’est-à-dire la durée de la période d’essai pour les CDI et le terme du contrat pour les CDD de 6 mois.
Pour la déclaration, l’administration a mis en place un principe simple par voie électronique qui s’appuie sur l’utilisation des nouvelles technologies. Seul l’employeur qui dispose de personnel relevant du régime général de sécurité sociale ou de protection sociale agricole, à part les particuliers qui emploient une personne à leur service, a le droit de faire une déclaration par voie électronique. Ne pas respecter cette obligation engendre l’application d’une pénalité plafonnée à 0,5 % de la mensualité prévue pour la sécurité sociale du salarié. Ce pourcentage est contrôlé en fonction des règles, des sanctions et des garanties relatives au système de recouvrement de la cotisation sociale.
La DPAE oubliée équivaut au travail dissimulé
L’employeur est tenu d’effectuer la déclaration préalable à l’embauche sous peine d’être touché par des sanctions. Étant donné que l’oublie de la déclaration est susceptible de porter le titre de travail dissimulé, il peut alors coûter assez cher à l’employeur. L’État impose au moins 3 ans d’emprisonnement suivi d’une amende de 45 000 euros.
Dans le cas d’un oubli, l’inspection du travail peut entamer une poursuite en justice avec des preuves de travail dissimulé. Si l’inspection arrive à le prouver, l’employeur devra payer les amendes y afférant. En cas d’absence de preuve, l’employeur est juste obligé de faire la déclaration suivant les indications imposées par l’administration.
En cas de retard, nous vous conseillons de vous rapprocher de votre Urssaf. Les conseillers d’Urssaf peuvent être conciliants si le délai dépassé n’est pas trop long.
DPAE oubliée, comment réagir ?