Tout savoir sur le journal d’achat comptable

La réglementation impose aux entreprises la tenue d’un journal qui regroupe l’ensemble des écritures comptables dans un journal général. L’écriture régulière dans ce journal est non seulement obligatoire, mais il permet également la transparence et la bonne gestion d’une entreprise. En comptabilité, Il existe plusieurs types de journaux qui sont utilisés en fonction des situations, des mouvements ou des flux financiers opérés. Parmi ces types de journaux, le journal d’achat est l’un des plus utilisés. Quelle est sa fonction ? Concerne-t-il toutes les formes d’entreprises ? Quelle est sa forme ? Que faut-il y écrire ? Comment le faire ? Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sûr concernant le journal d’achat.

Définition d’un journal d’achat

Un journal d’achat est un document comptable qui permet de faire l’enregistrement de l’ensemble des écritures d’achats concernant la comptabilité d’une entreprise. Ce journal regroupe ainsi l’ensemble des opérations de comptabilisation des achats réalisés par l’entreprise.

Quels sont les types d’achats comptabilisés dans ce journal ?

Le journal d’achat permet de comptabiliser les opérations suivantes :

• Les achats de marchandises : la comptabilisation des achats de marchandises concerne donc les activités de négoce. Il s’agit d’enregistrer les écritures comptables dans le journal d’achat afin de constater l’acquisition de marchandises dans le Grand livre. 
• Les achats de matières premières : les matières premières sont les ressources utilisées par une entreprise pour réaliser ses produits. Ces ressources naturelles sont transformées pour être utilisées dans la chaîne de production d'un produit.
• Les frais généraux de l’entreprise : en dehors de la matière première, des salaires et des charges de personnel, les frais généraux concernent tout ce qui s'ajoute au coût de transformation, à l’instar des frais de transport, loyers, frais téléphoniques et honoraires comptable.

Quelle forme doit avoir un journal d’achat et quels sont les comptes de charges utilisés dans ce journal ?

Le journal d’achat est composé de plusieurs colonnes à savoir : 

• La date : cette colonne permet d’inscrire la date de la facture.
• Numéro de compte : cette colonne permet de saisir divers comptes comme Les comptes de charge (comptes 6XXXXX), le compte de TVA déductible (compte 44566X), le compte du fournisseur (compte 401XXX).
• Numéro de pièce : cette colonne permet d’inscrire les numéros de facture.
• Libelle : cette colonne permet de saisir le libellé du compte ou les précisions de votre facture d’achat.
• Débit : cette colonne permet de saisir les montants au débit.
• Crédit : cette colonne permet de saisir les montants au crédit.

Listé dans le Plan Comptable Général (P.C.G.), il existe de nombreux comptes de charges utilisés dans le journal des achats.  Parmi ces comptes de charges, nous avons le compte 601000 Achats stockés - Matières premières, le compte 602000 Achats stockés – Autres approvisionnements, le compte 604000 Achats d’études et prestations de services, le compte 606000 Achats non stockés de matière et fournitures, le compte 607000 Achats de marchandise…

Comment faire l’enregistrement d’un achat dans le journal ?

Cas pratique :

Le 03/02/2022, vous recevez une facture d’achat de votre fournisseur de marchandises, la société HASARD. 

La facture comporte entre autres la date : 03/02/2022, le montant H.T. : 50 € euros, le montant de la TVA (à 20 %) : 10 € euros, le montant T.T.C. : 60 € euros.  

La saisie de la facture se fera de la manière suivante : 

Le journal d’achat concerne-t-il toutes les formes d’entreprise ?

La réponse à la question est non. En effet, 4 types d’entreprises sont dispensés du journal d’achat :

• Les professions libérales qui exercent en entreprise individuelle : en dehors des professions libérales exerçant en société, pour qui le journal d’achat est obligatoire, le reste du groupe de cette catégorie tient une comptabilité de trésorerie. Ainsi, l’enregistrement des dépenses se fait au moment de leur règlement.
• Certaines Auto-Entreprises : la plupart des autos entreprises n’ont pas à tenir un journal d’achat. Néanmoins, lorsque leurs activités consistent principalement à vendre des fournitures ou des denrées (à emporter ou à consommer sur place), des marchandises (généralement non transformées), ou encore des prestations dans le domaine de l’hôtellerie, ces autoentreprises devront tenir un registre des achats.
• Certaines sociétés civiles : les Sociétés Civiles Professionnelles (SCP), les Sociétés Civiles Immobilières (SCI) ou encore les Sociétés Civiles de Moyens (SCM) ne sont pas obligés de tenir un journal d’achat.
• Les associations : les associations de petites tailles ont une comptabilité de trésorerie.

Comment les achats sont donc gérés par les catégories d’entreprise qui ne sont pas obligées de tenir un journal d’achat ?

Comme nous l’avons dit plus haut, pour ce type de cas, les achats sont passés directement, dans le journal de trésorerie à la date de leur paiement.

Cas pratique :

Le 03/02/2022, vous recevez de votre expert-comptable Monsieur X, la facture suivante :

La facture comporte entre autres la date : 03/02/2022, le montant H.T. : 100 €u120,00.ros, le montant de la TVA (à 20%) : 10 €euros, le montant T.T.C. : 120 €euros.

Par la suite, vous décidez de régler la facture par chèque. Ainsi, vous devrez passer, directement dans votre journal de banque, l’écriture suivante

En conclusion

Le journal comptable des achats joue un rôle crucial dans la gestion financière d'une entreprise. Il permet d'enregistrer de manière systématique et détaillée toutes les opérations liées aux achats de biens et de services. En tenant un journal comptable des achats précis et à jour, les entreprises peuvent bénéficier d'une vision claire de leurs dépenses, de leur situation financière et de leurs obligations fiscales. De plus, cela facilite la traçabilité des transactions, la justification des dépenses et la préparation des états financiers.