Frais généraux en comptabilité : le guide

Dans une entreprise, les frais généraux permettent d’analyser d’une part, la santé financière d’une entreprise et d’autre part, de vérifier la rentabilité de cette dernière. Ils sont donc des éléments incontournables en comptabilité de gestion. Quels sont les différents types de frais généraux ? De quoi s’agit-il spécifiquement ? Comment tout cela fonctionne ? Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur la notion de frais généraux.

Définition des frais généraux

Les frais généraux correspondent aux coûts de fabrication en dehors des coûts de la main-d’œuvre et des matériaux directs. En d’autres termes, les frais généraux représentent tous les coûts de fonctionnement engagés par l’entreprise afin de générer des revenus. Ils sont comptabilisés dans le journal des achats de l’entreprise.

Les différents types de frais généraux

La classification des frais généraux en fonction de leur caractère est importante pour faciliter l’analyse des résultats d’exploitation. Cette classification peut se faire en trois catégories à savoir : 

• Les frais généraux fixes : également appelée coût de structure, cette catégorie regroupe les charges structurelles liées à l’existence de l’entreprise. Ces frais sont les mêmes pour toutes les structures. Ils ne varient pas en fonction du chiffre d’affaires ou du niveau de production. Dans ces frais, nous retrouvons, par exemple, le loyer, les primes d’assurance, les honoraires de l’expert-comptable, le salaire du personnel administratif.
• Les frais généraux variables : contrairement aux charges fixes, cette catégorie de frais varie en fonction de la production. Dans ces frais, nous retrouvons par exemple la matière première, la sous-traitance, la consommation d’énergie, les fournitures de fabrication.

• Les frais généraux semi-variables : dans cette catégorie, les dépenses sont mixtes et se composent d’une partie fixe et d’une partie variable. À titre d’exemple, dans cette catégorie, nous avons un abonnement qui est fixe avec des consommations qui fluctuent d’un mois sur l’autre.

Les principaux frais généraux en comptabilité

Dans le cadre de la comptabilité budgétaire, chaque poste de frais généraux doit être analysé par les dirigeants. Pour une meilleure estimation, cette analyse peut se faire, soit sur la base d’une comparaison des données dans le secteur d’activité de l’entreprise soit sur le calcul du taux de marge. 

• La consommation d’énergie : la réalisation d’une analyse spécifique de la consommation de chaque machine, sur base de sa fréquence d’usage, fournit des données précieuses pour l’élaboration d’un budget.
• Le loyer et les charges locatives : ayant déjà fait l’objet d’un contrat de bail à l’avance entre le locataire et le propriétaire, la location d’un local commercial ou d’un local de bureau doit être payée par l’entreprise afin de s'acquitter d’un loyer ainsi que des charges collectives.
• Les primes d’assurance : il existe plusieurs assurances (la responsabilité civile, la garantie cybersécurité, garantie sécurité alimentaire pour la restauration…) qui permettent aux entreprises de se prémunir contre de potentiels incidents pour le business. 
• Les fournitures et petits équipements : de manière générale, l’acquisition par achat de tout matériel n’excédant pas la somme de 500 euros doit être automatiquement enregistrée en frais généraux dans la comptabilité.
• Les frais de sous-traitance et de recours à l’intérim : il est fréquent de voir des entreprises une partie de leurs activités à des prestataires pour couvrir une courte période de forte activité.
• Les frais d’entretien et de réparation : l’entretien et la réparation des machines s’avèrent incontournables pour faire durer l’outil de production de l’entreprise le plus longtemps possible.
• Les honoraires juridiques et comptables : l’intervention d’un comptable pour la réparation des comptes annuels, l’émission des bulletins de paie ou pour l’écriture comptable engendrent des charges. De même l’intervention d’un cabinet juridique pour la sécurisation des documents stratégiques (statut, contrat de travail, condition générale de ventes…) de l’entreprise est importante.
• Les frais de marketing et de communication : dans le but d’augmenter le volume des ventes et le chiffre d’affaires, il faut constamment promouvoir sa marque et sa société auprès d’un public cible au travers des campagnes marketings et de communication 
• Les frais de déplacement : Si l’activité exercée par l’entreprise nécessite des déplacements fréquents dans les locaux des clients et que les salariés avancent ces dépenses sur leurs revenus personnels, ils établissent des notes de frais pour être remboursés après traitement de ces notes de frais.
• Les frais bancaires : toute entreprise commerciale a l’obligation de posséder un compte bancaire professionnel, exception faite uniquement pour les autoentrepreneurs qui peuvent ouvrir un compte à leur nom pour bénéficier directement des retombées de leurs activités. 

Le calcul du coefficient des frais généraux d’une société

Il est possible de déterminer le coefficient des frais généraux d’une entreprise en se basant sur une analyse de chaque poste de dépenses. Pour plus de facilités, ce travail se fait avec l’aide d’un cabinet comptable qui, sur la base des enregistrements comptables de l’exercice précédent ou de leurs connaissances du secteur de marché dans lequel l’entreprise opère, pourra aisément le faire à un temps raisonnable.

Enregistrement comptable des frais généraux

En comptabilité la saisie des frais généraux s’effectue au sein des comptes de classe 6 du plan de la comptabilité générale. Son enregistrement se fait de la manière suivante dans le journal des achats :

• Débit des comptes de charges correspondants ;
• Débit du compte de TVA déductible, le cas échéant ;
• Crédit du compte 401 « Fournisseurs ».

Solution visant à limiter les frais généraux

Il existe de nombreuses approches qui permettent de limiter les frais généraux dans une entreprise : 

• Augmenter la productivité des employés : les ressources humaines constituent l’un des principaux postes de frais généraux d’une société. Augmenter la productivité tout en limitant les dépenses liées aux ressources humaines est une bonne approche. Cela peut passer par des formations continues du personnel pour les rendre plus performants, par l’automatisation des tâches qui prennent le plus de temps sans apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise ou encore le perfectionnement des techniques de fabrication. 
• Rigueur et sérieux dans la gestion de l’entreprise : payer vos fournisseurs dans les délais afin d’éviter les pénalités de retard tandis qu’un suivi de ses flux de trésorerie limite les frais de découvert sont autant d’éléments qui permettent de réduire de manière considérable les frais généraux.