Comptabilisation des frais d’hôtel : comment s’y prendre ?

Si vous êtes ici s’est que vous souhaitez savoir comment s’organise la comptabilisation des frais d’hôtel. D’un point de vue comptable, les frais d’hôtel font partie des frais de déplacement. Les frais de déplacement désignent, de manière générale, toutes les dépenses engagées par un salarié lors d’un déplacement professionnel ou lors d’un déplacement pour le compte d’une entreprise. Il est important ici de noter que les frais de déplacement  concernent en aucun cas la vie privée de celui qui l’effectue. En d’autres mots, il s’agit d’un déplacement que doit obligatoirement effectuer un salarié pour l’accomplissement  ’une mission pour le compte de l’entreprise.

Pour le cas spécifique des personnes travaillant à leur propre compte, à l’instar des commerçants, entrepreneurs et les travailleurs indépendants, ces coûts sont considérés comme des dépenses professionnelles, mais pour le reste, on parlera de frais professionnels.

Les frais liés aux déplacements professionnels peuvent s’illustrer de plusieurs manières. Ainsi, il peut s’agir d’une rencontre avec un fournisseur à l’autre bout de la ville, un cours séjour dans une ville voisine pour finaliser une offre avec un client important ou encore, un voyage de plusieurs semaines dans un pays étranger pour inspecter une usine que votre entreprise compte bientôt acquérir pour booster le lancement de la production d’un nouveau produit.

Les différentes catégories de frais de déplacement

Avant de s’attarder sur la comptabilisation des frais d’hôtel, il faut évoquer deux catégories de frais de déplacement : 

• Les frais liés aux transports : les frais de transport, comme son nom l’indique, font référence à toutes les dépenses liées aux transports, à savoir, les titres de transport et, de manière globale, les indemnités kilométriques calculées sur la base d’un certain barème.  
• Les frais liés au déplacement : les frais d’hébergement concernent en grande partie les dépenses liées au repas et à l’hébergement. 

Les frais de déplacement sont en toute légalité déductible. Mais pour cela, ils doivent être justifiés au préalable par le salarié ayant engagé ces frais auprès de l’entreprise et particulièrement au niveau du service financier.

Comment comptabiliser les frais de déplacement vers l’hôtel ?

Une fois au niveau du service financier, ces frais de déplacements seront comptabilisés soit au débit du compte 6251 portant sur les voyages et déplacements, soit sur le compte 6256 portants sur les missions et dans certains cas, les frais peuvent être comptabilisés dans la même écriture comptable. 

La contrepartie au crédit pouvant être le compte bancaire 512 ou compte tiers 401 fournisseurs

Le choix d’un des deux comptes pour l’enregistrement dépend de la nature des divers frais professionnels engagés par le salarié dans le cadre de l’exercice de ses fonctions et de l’accomplissement des missions liées à son poste au sein de l’entreprise pour laquelle il travaille. 

Les frais de stationnement quant à eux seront fonction de leur durée ainsi que des frais de voiture, fonction de la nature de la charge.

Comptabiliser seulement les frais de transport (avion, train, etc.) avec le compte 6251

Dans certaines situations, il peut arriver que les frais de déplacement concernent uniquement les frais de transport. Dans ce cas, il faudra toujours utiliser le compte 6251 voyages et déplacements. 

Soit le montant au débit par le compte 6251 puis en contrepartie le compte 512 ou 401.

Concernant la comptabilisation de la TVA, nous vous renvoyons vers un article listant les possibilités de récupération de la TVA sur les frais de mission, d’hébergement et de déplacement.

Comptabilisation des frais d’hôtel, les frais de déplacement avec repas, etc.

Dans d’autres situations, les frais de déplacement peuvent s’accompagner d’autres frais que ceux liés aux transports. Il peut s’agir des frais de chambre, d’hôtel ou encore des frais de repas.  Dans ce cas, il faudra utiliser le compte 6256 missions.

Le compte 6265 est un compte de charge qui permet de comptabiliser non seulement les frais de transport, mais aussi les autres frais liés à la mission. 

Comptabiliser les frais de stationnement danssun hôtel en 6256 ou en 6135 selon le cas 

Les frais de stationnement dans un hôtel sont considérés comme des frais de transport. De ce fait, ces frais sont généralement comptabilisés au niveau du débit du compte 6251 malgré le fait qu’ils sont pour la plupart du temps provisoires. 

Dans certaines situations, il peut arriver que l’entreprise dispose à l’avance d’un contrat de location pour l’espace de stationnement dont il est question pour une occupation régulière et non occasionnelle. Dans ce cas, les frais de stationnement seront comptabilisés dans le compte 6135 qui, comme vous pouvez l’imaginer, représente le compte de locations mobilières.