Abonnement des charges en comptabilité

L’enregistrement comptable d’un montant récurrent d’abonnement permet de répartir une charge ou un produit tout au long de l’exercice comptable et donc se faciliter l’enregistrement comptable. Ce traitement en comptabilité diffère d’une comptabilisation habituelle des factures. Zoom sur l’abonnement des charges en comptabilité.

Qu’est-ce qu’un système de compte d’abonnement ?

Comme c’est généralement le cas avec le loyer, les primes d’assurances, une catégorie d’impôts comme la CFE ou encore des dotations, certaines charges peuvent être fixées ou connues d’avance avec précision. De ce fait, pour les entreprises qui établissent mensuellement, trimestriellement ou semestriellement leur situation comptable, le système de l’abonnement peut susciter un véritable intérêt. En effet, une fois bien paramétré, cette approche basée sur un système faisant recours à des comptes de répartition périodique permet de gagner un temps précieux assez considérable. Néanmoins, pour pouvoir le mettre en place et l’utiliser, l’entreprise doit faire une répartition des produits et des charges par fraction égale entre les différentes périodes comptables.

Comment utilise ton des comptes d’abonnement ?

Le principe d’utilisation des comptes d’abonnement est assez simple à utiliser bien que cela demande beaucoup de rigueur et une bonne organisation. Pour pouvoir faire toutes ces opérations, le plan comptable général prévoit principalement deux comptes à savoir : 

• Le compte 4886 pour les charges abonnées : il s’agit du compte de répartition périodique des charges
• Le compte 4887 pour les produits abonnés : il s’agit du compte de répartition périodique des produits

Utiliser de manière pratique le compte d’abonnement consiste à :

• Chercher à déterminer le montant de la charge ou du produit abonné en début d’exercice
• Faire une comptabilisation en écriture afin de pouvoir constater la charge/produit tout au long de l’exercice sur certaines bases périodiques (trimestre, semestre, mois) 
• Solder le compte d’abonnement en fin d’exercice comptable.

Il est important de garder à l’esprit qu’à la clôture de l’exercice comptable, le compte 488 doit absolument être soldé. Autrement dit, la différence doit être versée dans le compte de charge/produit concerné.

Cas d’utilisation pratique d’un compte d’abonnement

L’entreprise x ouvre son exercice comptable à la date du 1 janvier pour le clôturer le 31 décembre de la même année.  S  la base de l’échéancier prévisionnel établi par son assureur, cette entreprise estime qu’elle aura 24000 € de prime d’assurance le 1 janvier N. Par la suite, elle établit des situations comptables intermédiaires mensuellement. Ainsi, elle souhaite utiliser le système d’abonnement et les comptes de répartition périodique des charges.

NB : L’abonnement peut être changé en cours d’exercice comptable et ajusté jusqu’à la fin de l’exercice comptable. 

Par mois le montant de la charge  abonnée est de 2000 € donc (2000€/12)

Ainsi, tous les mois, l’écriture suivante sera donc comptabilisée : 

• Débit du compte 616 (primes d’assurance) pour 2000 euros ;
• Crédit du compte 4886 (compte de répartition périodique des charges) pour 2000 euros 

Si l’entreprise paie ses factures chaque fin de semestre, elle devra donc au cours de l’exercice doublement comptabiliser l’écriture suivante : 

• Débiter du compte 4886 (compte de répartition périodique des charges) pour 12000 euros 
• Créditer pour le compte 512 (banque) pour 12000 euros.

Il peut arriver que cette entreprise reçoive au mois de décembre une facture complémentaire 500 euros. Cette facture ne concerne pas les autres mois. Elle concerne uniquement le mois de décembre qui sera payé pendant l’exercice comptable suivant. Dans ce cas, l’entreprise devra : 

• Débiter du compte 4886 (compte de répartition périodique des charges) pour 500 euros 
• Créditer pour le compte 401 (fournisseurs) pour 500 euros.

À la clôture de l’exercice, l’entreprise devra solder le compte 4886 en effectuant la comptabilisation de l’écriture suivante : 

• Débit du compte 616 (prime d’assurance) pour 500 euros 
• Crédit pour le compte 4886 (compte de répartition périodique des charges) pour 500 euros.

De ce fait, à la fin, 

• Le compte 4886 (compte de répartition périodique des charges) est soldé par le fait qu’il a été crédité 12 fois de 2000 euros, une fois de 500 et débité deux fois de 12000 euros et une fois de 500 euros
• Le compte 401 (fournisseurs) est un créditeur de 500 euros. Sans oublier qu’il contient la dette d’assurance payée en N+1
• Le compte 616 (primes d’assurances) est débiteur de 24 500 euros (12 x 2000 + 500). Tout cela correspond  à la vraie charge supportée sur l’exercice comptable.

Quels sont les différents types d'abonnement des charges en comptabilité ?

L’enregistrement comptable d’un abonnement s’applique principalement aux charges d’exploitation et de structure. Voici la liste des comptes d’abonnement possibles :

• 611 « Sous-traitance générale » ;
• 612 « Redevances de crédit-bail » ;
• 613 « Locations » ;
• 614 « Charges locatives et de copropriété » ;
• 615 « Entretien et réparations » ;
• 616 « Primes d’assurances » ;
• 622 « Rémunérations d’intermédiaires et honoraires » ;
• 623 « Publicité, publications, relations publiques » ;
• 63 « Impôts, taxes et versements assimilés » ;
• 651 « Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires » ;
• 653 « Jetons de présence » ;
• 661 « Charges d’intérêts » ;
• 68 « Dotations aux amortissements et aux provisions ».

Et pour les produits ou recettes, voici les comptes comptables possibles à comptabiliser en abonnement :

• 751 « Redevances pour concessions, brevets, licences, marques, procédés, logiciels ; droits et valeurs similaires » ;
• 752 « Revenus des immeubles non affectés aux activités professionnelles » ;
• 753 « Jetons de présence et rémunérations d’administrateurs, gérants, etc. » ;
• 761 « Produits des participations » ;
• 762 « Produits des autres immobilisations financières » ;
• 764 « Revenus des valeurs mobilières de placement » ;
• 777 « Quote-part des subventions d’investissement virée au résultat de l’exercice ».

En conclusion

La pratique de l'abonnement des charges en comptabilité est essentielle pour assurer une gestion financière rigoureuse et précise. Elle permet de répartir de manière adéquate les charges sur les périodes comptables correspondantes, offrant ainsi une vision plus fidèle de la situation financière de l'entreprise. L'abonnement des charges facilite également le suivi et le contrôle des dépenses, en permettant une meilleure planification budgétaire. En comprenant les principes et les méthodes liés à l'abonnement des charges, les professionnels de la comptabilité peuvent prendre des décisions éclairées, optimiser la gestion des ressources et contribuer à la pérennité de l'entreprise. Il est donc primordial de maîtriser cette pratique pour assurer une comptabilité précise et fiable.