Dématérialisez vos factures et devis

Pour tous les types de transactions commerciales de matériel ou de service, vous devez effectuer une facture. En effet, le prestataire à savoir le vendeur doit fournir au client une facture pour l’achat d’un article dépassant les 25 euros. Dans le cas d’un échange entre deux entrepreneurs, cette preuve est obligatoire. Avec l’avènement de l’informatique, il est maintenant à votre disposition d’effectuer une facturation électronique. Certaines entreprises sont encore à l’heure actuelle très dépendantes de la version manuscrite. Afin de pouvoir faire des échanges avec d’autres entreprises, vous êtes tenu de changer votre méthode. Cette action de conversion est appelée la dématérialisation de factures.

Le principe de dématérialisation de factures

D’ici 2018, la facture électronique se sera généralisée dans toute l’Union Européenne. Il s’agit de l’objectif de la Directive 2014/55/UE, qui exige des Etats Membres l’utilisation obligatoire de cette technologie lors des marchés publics, à partir de novembre 2018.

Pour mener à bien votre dématérialisation de factures, elle doit être régie selon des règles strictes. Ces règles sont sous la tutelle de la commission européenne et inscrite dans leur directive. La Commission européenne exige l’usage de ce fichier numérique afin d’assurer les arrières de chaque partie. Dans le cas d’une malversation de service ou de produit, le document fera office de preuve valide. Intentionnel ou non prémédité, le non-respect de cette règle de votre part encours à une amende. La directive est claire sur ce sujet, si la facturation numérique n’est pas faite, une amende pénale sera délivrée. En général, ce dernier est à hauteur de 75 000 euros, cela représente 50 % de la somme de la transaction. En plus de cette somme, vous devrez également verser 50 % sur le redressement fiscal. Autre principe, vous devez livrer le colis à la date demandée inscrite sur la facture. Afin d’éviter les mauvaises surprises, un différé de 15 est accordé.

Les types de facturation électronique

Deux types de facturation numérique sont disponibles selon les besoins de votre entreprise à savoir les factures non structurées et structurées. La facture non structurée se présente sous la forme d’un fichier format JPG et PDF. Son atout réside dans l’impossibilité du changement de fichier. Ainsi, il vous sera difficile de faire une action de fraude de la part des deux parties. Quant à la facture structurée, elle passe entre les mains de plusieurs prestataires. Les formats sont plus variés comme le DIFACT, le XML, l’IDoc de SAP, etc. Le nom « structuré » vient du fait que le contenu est plus complexe. Elle est munie de structures à la norme de l’administration fiscale. Tous deux possèdent ces avantages ainsi qu’une préférence de type d’entreprise. La facture non structurée est plus accessible au vu de son faible tarif. Elle est recommandée si vous avez une entreprise de petite taille. La facture structurée est conseillée pour les grandes entreprises, car il apporte plus de détails. Numéro de commande, TVA, montant, tous sont fournis sans bavure.

Avantages de la dématérialisation de facture des entreprises

La dématérialisation des factures possède des atouts considérables pour une entreprise. En premier lieu, ce système permet de faire des économies en termes d’achat de papiers. D’après les estimations, votre entreprise perd entre 5 et 10 euros pour une seule facture sur papier. C’est d’autant plus onéreux pour le client qui doit prendre en compte l’investissement papier de l’entreprise. De ce fait, pour le client le tarif sera compris entre 4 et 20 €. Ensuite, c’est un gain de temps considérable dans l’envoi vos factures par mail. Avec un système automatisé, le processus d’envoi et de réception est plus rapide. Petite ou grande entreprise, savoir respecter les délais est une qualité première. Grâce à cette méthode, vous respecterez les délais imposés par les clients. Cela représente une optimisation des tâches de livraison et d’encaissement. En outre, l’écriture sur papier est toujours susceptible de contenir des litiges ou des erreurs. Avec un fichier numérique, il sera plus facile de rectifier vos erreurs.

L’avenir des entreprises au vu d’une régulation des factures numériques

Dans un monde où l’informatique prend une place importante dans l’exécution du travail, la mise en place d’un système de facturation standard est nécessaire. Actuellement, la facturation électronique n’atteint pas tous les différents types d’entreprises. Cette situation va changer en 2020 pour l’Europe entière. Effectivement, la Commission européenne a décidé en 2012 que les pays de l’Europe seront soumis à la facturation numérique afin d’assurer l’interopérabilité. Dans cette perspective, une intervention a été imposée depuis le 1er janvier de cette année en France. Elle concerne la dématérialisation des factures auprès des grandes entreprises et des fournisseurs publics. Pour les autres types d’entreprises notamment les entreprises de taille intermédiaire, les PME et les microentreprises, la transformation se fera successivement tous les 1er janvier de chaque année. Une accélération du processus est assurée par le projet de la loi Macron. Cette loi autorise le gouvernement à ingérer dans les facturations d’une entreprise par différentes mesures.

La dématérialiser des factures est primordiale pour la pérennité de votre activité. Avant de se lancer dans cette action, il faut bien en connaitre tous les attraits de la facturation numérique. Chaque projet possède ses propres caractéristiques. De ce fait, les impacts sur votre organisation seront aussi différents.

 

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