Comment changer de comptable en toute tranquillité

Plusieurs raisons peuvent amener une entreprise à changer son expert-comptable. Et s’il est vrai qu’il s’agit d’un processus libre, il n’en demeure pas moins que le changement de celui qui s’occupe de la comptabilité doit respecter certaines règles éthiques et déontologiques. Comment procéder donc pour changer de comptable en toute sérénité ?

Changement du professionnel de comptabilité, une démarche légitime

Lorsqu’une entreprise contacte un cabinet expertise comptable ou tout simplement un professionnel de la comptabilité, un contrat de droit commun (lettre de mission) est établi pour régir les relations entre les deux parties. Le fait de recruter un cabinet d’expertise comptable n’est pas une obligation pour une entreprise. Par conséquent, cette dernière est complètement libre de pouvoir mettre fin au contrat qui la lie à son professionnel chargé de la comptabilité. Par ailleurs, il faut savoir que les règles évoquées dans la lettre de mission ont trait aussi bien aux relations pendant l’exécution qu’au moment de la rupture de contrat. Il y est donc indiqué les mesures à respecter au moment de la résiliation.

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Focus sur la lettre de mission

C’est ce qui justifie de la collaboration effective entre un cabinet expertise comptable ou simple professionnel comptable et une entreprise. Elle est établie généralement par le professionnel avant même qu’il ne commence à fournir ses prestations. Ce document doit bien entendu être signé par les deux parties et constitue une étape obligatoire comme stipulé par le Code de Déontologie des Experts-Comptables. Par ailleurs, il est primordial d’y faire mention de certains éléments tels que :

• l’identification du client et du prestataire
• une description exhaustive des prestations à fournir
• le tarif cabinet comptable ou honoraires expert-comptable
• les modalités de paiement desdits honoraires
• une grille de répartition des tâches de chaque partie (les obligations)
• la procédure à suivre en cas de résiliation de la lettre de mission
• la procédure à suivre en cas de résiliation de la lettre de mission

Résiliation de la lettre de mission d’un comptable

Les raisons qui peuvent entrainer à la résiliation d’un contrat sont variées. Entre autres, il y a la non-satisfaction, des honoraires expert-comptable trop élevés, un tarif cabinet comptable qui ne répond plus aux réalités financières de la boîte, un changement de siège social, etc. Toutefois, l’entreprise n’est pas tenue de donner une justification à sa volonté de changer d’expert-comptable. Par ailleurs, la résiliation d’une lettre de mission doit se faire en suivant une certaine démarche.

En premier lieu, l’entreprise doit s’assurer d’avoir régler tous les honoraires de l’expert-comptable. En effet, il n’est pas rare de voir un expert-comptable s’engager dans la réclamation ultérieure d’un solde. Dans ce cas précis, l’entreprise est tenue d’effectuer le règlement dans les plus brefs délais. Le client doit rédiger une lettre ayant pour objet Résiliation de lettre de mission et demander accusé de réception.

1-    Résiliation à la date de clôture des comptes.

Par la suite, il faut passer en revue, de long en large, la lettre de mission. En particulier, il y est souvent fait mention d’un délai de préavis qui doit être respecté en cas de rupture de contrat. Ce délai est généralement de trois mois. Le prestataire de services comptables doit donc être avisé trois mois avant la fin de clôture de l’exercice.

2-    Résiliation en cours d’exercice comptable.

Les relations avec votre expert-comptable se sont trop dégradées et vous préférez procéder à une rupture anticipée du contrat avant la clôture de votre bilan social.

Passer en revue tous les points de la lettre de mission est une étape importante pour ne pas tomber dans le piège d’une clause pénale obligeant à payer des indemnités à l’expert-comptable. Lesdites indemnités peuvent s’élever jusqu’à 25% des honoraires annuels.

L’éthique au centre du changement d’expert-comptable

Que vous ayez engagé un simple professionnel ou un cabinet expertise comptable, vous êtes soumis au Code de déontologie autant que le prestataire de services. Si vous décidez de changer d’expert-comptable, vous êtes en obligation d’être équitable envers celui-ci. En l’occurrence, ses honoraires doivent être totalement réglés avant la résiliation. Le changement ne doit pas être motivé par une volonté du client de se soustraire à ses obligations.

Si les conditions pour changer d’expert-comptable stipulées dans la lettre de mission sont respectées, alors le professionnel partant doit transmettre le dossier de l’entreprise au nouvel expert-comptable. Mais dans le cas où il y a mauvaise volonté, le Code de déontologie exige même le nouveau à ne pas signer de contrat. En sus, le comptable dont le contrat vient d’être résilié a un droit de rétention sur le dossier. Mais ce droit est également soumis à quelques conditions.

• Le client doit lui devoir des honoraires. En outre, le droit de rétention ne peut pas être effectué au titre des indemnités, mais seulement au titre des travaux réalisés.
• Le droit de rétention ne concerne que les dossiers contenant les travaux effectués et donc les documents établis par l’expert-comptable lui-même. Quant aux documents appartenant à l’entreprise, ils doivent obligatoirement être restitués.
• Échec des moyens de conciliation
• Informer par écrit le Président du Conseil régional de l’Ordre des Experts-Comptables ainsi que le client de sa volonté d’exercer le droit de rétention

Transmission du dossier comptable de l’entreprise

Nous conseillions d’exiger à l’ancien cabinet de vous transmettre :

• Les dossiers permanents constitués des statuts, kbis, tous les documents juridiques, mais aussi tous les documents sociaux
• Les documents papiers comptables (factures, relevés de comptes, etc…)
• Les fichiers numériques comme les balances, grand livre, journaux aux formats txt.

Récapitulatif pour changer de comptable

Il est très rare que le changement d’expert-comptable se passe mal. Votre nouveau cabinet est là aussi pour vous accompagner dans ce changement. Il n’y a pas d’état d’esprit concurrentiel entre expert-comptable et dans la majorité des cas les cabinets comptable savent communiquer entre eux pour une passation sans douleur.

En somme, pour changer d’expert-comptable, il faut vérifier scrupuleusement les termes de contrat. Ensuite, il faut identifier très tôt le nouvel expert-comptable. Informez le prestataire actuel de la volonté de résilier le contrat qui le lie à vous à travers une lettre recommandée avec accusé de réception. Assurez-vous de lui régler tous les honoraires dus pour ne pas vous exposer plus tard à des préjudices et à des indemnités ou des retards de transmission de documents au cabinet successeur.