Comment bien rédiger une lettre pour une procédure de licenciement sans erreur !

L’entretien avec votre salarié vous a conforté dans votre idée de le licencier pour motif personnel ou faute professionnelle? Il vous faut maintenant rédiger une lettre de licenciement pour l’aviser de la rupture de son contrat de travail. Voici quelques conseils pour la rédaction d’une lettre de licenciement dépourvue d’erreurs.

Les motifs de licenciement à évoquer

Le licenciement d’un employé est souvent un choix difficile qui fait suite à une situation particulière ou à un ensemble d’événements. Pour faciliter la procédure de licenciement en cas de litige, les tribunaux regroupent les motifs de licenciement en trois catégories :

 

Licenciement pour motif économique

Une situation financière difficile peut amener une entreprise à réduire ses effectifs pour maîtriser sa rentabilité. Des justificatifs décrivant la situation économique de l’entreprise peuvent être exigés lors d’un contentieux.

 

Licenciement pour faute

Un licenciement pour faute répond à un comportement du salarié pouvant nuire à la performance de l’entreprise. Une telle situation peut être facilement démontrée par des preuves matérielles entourant l’événement ou la série d’évènements concernés.

 

Licenciement sans faute

Ce type de licenciement est énoncé lorsque le salarié n’a commis aucune faute et que la situation économique ne peut le justifier. Elle repose sur le jugement subjectif de l’employeur quant à l’inaptitude supposée de l’employé à accomplir sa fonction et peut concerner des éléments survenus en dehors du lieu de travail. Pour éviter les abus, les tribunaux requièrent des preuves tangibles évoquant l’insuffisance de résultats, l’insuffisance professionnelle ou la perte de confiance.

 

Bien rédiger votre lettre de licenciement

La rédaction et l’envoi d’une lettre de licenciement doivent suivre certaines règles pour satisfaire aux règles juridiques qui encadrent la procédure de licenciement. Le motif du licenciement est une mention obligatoire sur laquelle vous devez porter toute votre attention. Le licenciement personnel, indépendant des conditions financières de votre entreprise, est le type de licenciement qui nécessite la plus grande prise de précautions. Qu’il s’agisse d’une baisse ou absence de résultats, d’une insuffisance professionnelle ou d’une perte de confiance, tous les faits (comportement, attitudes, gestes, etc.) reprochés à votre employé doivent être énumérés dans la lettre de congédiement qui lui est adressée. Ces faits doivent être détaillés, précis et vérifiables afin de les faire valoir en cas de litige. Il est important d’adresser cette lettre à votre collaborateur, ainsi que toutes les communications liées à son congédiement, par courrier recommandé avec accusé de réception ou en main propre contre récépissé. Le décret n° 2017-1702 du 15 décembre 2017 apporté par la réforme du Code du travail alloue la possibilité d’ajouter des précisions sur ces motifs dans les 15 jours suivant la notification initiale. Les documents transmis doivent reprendre les motifs évoqués lors de l’entretien préalable.

 

Préparer la survenue d’un contentieux

Il est nécessaire de monter un dossier solide en réunissant un grand nombre de preuves pour justifier le motif du licenciement en cas de contestation aux prud’hommes. Les rapports d’inaptitude élaborés par un médecin du travail ou les échanges d’emails et de lettres sont les éléments les plus pertinents, mais les témoignages de supérieurs ou de collègues ont tout autant d’influence sur la prise de décision du Juge lorsqu’ils suppléent l’existence de preuves tangibles. Lorsque les preuves sont insuffisantes, le Juge peut considérer votre licenciement abusif et dépourvu de cause réelle et sérieuse. Une lettre bien rédigée, claire et structurée prend toute sa valeur lorsque l’on considère que seuls les motifs qui y sont énoncés peuvent être défendus devant les tribunaux.

 

Structurer la forme de la lettre de licenciement

Un récapitulatif de la procédure de licenciement reprenant la date de convocation à l’entretien, sa date réelle et son déroulement est un bon moyen d’introduire la lettre de licenciement. S’ensuit alors l’énoncé des motifs de la décision. Les imprécisions quant aux motifs exprimés sont considérées par les Juges comme des irrégularités de forme et peuvent donner lieu à une indemnité d’un mois de salaire. Pour éviter une telle sanction, vous pouvez vous aider d’un modèle de lettre de licenciement reprenant les mentions à évoquer et l’adapter à votre propre situation. N’oubliez pas de consulter les conventions et accords collectifs en place pour ne pas contrevenir à la procédure de licenciement et aux délais entendus. Enfin, le document doit être signé par l’employeur ou par l’un de ses délégués appartenant à l’entreprise pour être valide.

 

Quel que soit le motif pour lequel vous vous apprêtez à licencier votre employé, votre lettre de notification doit répondre aux exigences administratives pour être valide. Les modèles de lettre de licenciement disponibles peuvent vous aider à structurer votre document et vous éviter d’indemniser votre salarié sur ordre du Juge.

 

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