Comment bien mener un inventaire de stock ?

L’inventaire de stock est nécessaire à l’établissement de vos comptes annuels. La loi impose à toutes les personnes physiques et morales ayant la qualité de commerçant, d’entreprise d’en faire un, au moins une fois chaque année. Toutefois, vous avez intérêt à le réaliser régulièrement pour avoir une bonne visibilité des stocks.

En quoi consiste exactement un inventaire de stock ?

Conformément à l’article L. 123-12 du Code de commerce, l’inventaire des stocks et des en-cours est un acte obligatoire à la tenue d’une comptabilité. Réalisé à la clôture de l’exercice, il concerne les matières premières utilisées dans le processus de transformation, les produits finis ou non destinés à la transformation et à la revente, les marchandises ayant pour vocation d’être revendues, et les prestations en cours. Ces dernières regroupent l’ensemble des prestations qui n’ont pas encore été achevées et facturées à la date de clôture.

Un inventaire consiste essentiellement à recenser et à valoriser les stocks et les en-cours. Il vous aide à constater d’éventuels écarts entre les stocks réels et les stocks théoriques. Il arrive souvent en effet que les quantités calculées par le logiciel sur la base des entrées et des sorties diffèrent des quantités réellement recensées par les équipes de comptage physique. De tels écarts existent en raison des pertes, des vols, des détériorations ou encore des erreurs sur les quantités livrées.

Quelles sont les différentes formes d’inventaire de stock ?

Il existe différents types d’inventaire de stock. Vous choisissez celui qui convient à vos activités, mais l’objectif est le même qui est de vérifier la concordance entre le stock compté et le stock théorique. Le premier type est l‘inventaire annuel. Peu répandu, il s’agit d’un inventaire périodique qui consiste à compter l’intégralité des marchandises, des matières premières, et des produits semi-finis et finis. Réalisé annuellement, il implique un arrêt des activités de votre entreprise.

Le deuxième type d’inventaire de stock est l’inventaire permanent. Appelé couramment « inventaire informatique », il consiste en un décompte immédiat dès qu’un mouvement de stock est constaté. Il offre l’avantage de disposer en temps d’un indicateur de stock juste et fiable. Par contre, il présente l’inconvénient d’être lourd à mettre en œuvre. Vous pouvez choisir cette méthode pour des produits en petites quantités et faciles à compter.

Le dernier type d’inventaire de stock est l’inventaire tournant. À mi-chemin entre l’inventaire annuel et l’inventaire permanent, il vous permet de simplifier les procédures et d’alléger l’inventaire réalisé à la fin de l’année. Ceci est recommandé si votre entreprise transforme plusieurs matières et vend plus d’une marchandise. Au lieu de réaliser un seul inventaire à la fin de l’exercice, vous planifiez une date pour chaque produit.

Quels sont les principes à observer pour un inventaire de qualité ?

Quand vous faites un inventaire de stock, vous procédez au comptage manuel des stocks de produits appartenant à votre entreprise et qui y sont présents physiquement. Afin de réaliser un inventaire de qualité, vous devez respecter certains principes. Le premier concerne l’exhaustivité. Vous devez recenser et compter tous les stocks. Vous devez inspecter tous les recoins de l’entreprise pour éviter d’oublier le moindre produit.

Autre principe à observer lors de votre inventaire de stock est le comptage. Vous devez établir des feuilles de comptage, prénumérotées au préalable. Chaque feuille utilisée est à remplir avec du stylo à encre et non du crayon de bois, susceptible d’être effacé ou d’être modifié. De même, vous devez signer et valider l’ensemble des feuilles de comptage. Vous avez l’obligation de procéder au contrôle du comptage déjà réalisé.

Vous devez également le principe de séparation des tâches et de séparation. Vous devez nommer un responsable de service pour assurer la supervision des unités opérationnelles chargées du comptage. Généralement, il est préconisé de confier cette supervision à des responsables d’autres sites. Ainsi, vous réduisez significativement les risques de fraudes.

Quelles sont les étapes à suivre pour effectuer un inventaire de stock ?

Un inventaire de stock se déroule en plusieurs étapes. La première consiste à compter les produits en stock. Si vous avez les ressources humaines suffisantes, vous pouvez organiser plusieurs comptages. Vous devez vous assurer que chaque article est compté une fois. Le comptage est fait manuellement avec une feuille de comptage et un stylo ou à l’aide de scanner de code barre et une gestion par code barre.

Le comptage achevé, vous devez procéder à la régularisation des stocks au réel. Pour ce faire, vous effectuez un mouvement d’inventaire. Pour chaque produit inventorié, vous créez un fichier Excel que vous allez importer dans votre logiciel de gestion de stock. Ce dernier va alors opérer une sortie en stock des anciennes quantités et une entrée en stock des quantités récemment comptées lors de l’inventaire.

La dernière étape est de votre inventaire est la valorisation de vos stocks. Vous attribuez à chaque article une valeur unitaire. Pour les matières premières, vous devez les valoriser à leur coût d’achat incluant le prix d’achat et les frais accessoires d’achat. Par contre, pour les produits finis et semi-finis, il est d’usage de les valoriser au coût de production composé du coût d’achat et des charges directes et indirectes de production.

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